Et almindeligt spørgsmål blandt iværksættere er, om du kan registrere et firma på en virtuel kontoradresse. I nyhederne læser du ofte om udenlandske virksomheder med en postadresse i Holland. At have såkaldte PO-kassevirksomheder har det fordele. De fleste iværksættere ved, at denne mulighed findes, men hvordan du styrer den, og hvilke krav du skal opfylde, er stadig uklar for mange. Det hele starter med registrering på handelskammeret. Det er muligt at registrere din virksomhed, selvom du bor i udlandet. Der er dog en hovedanmodning: din virksomhed skal have en hollandsk besøgende adresse, eller din virksomheds forretningsaktiviteter skal finde sted i Holland.
Juridiske krav webshop
Som ejer af en webshop har du juridiske forpligtelser over for kunden. Det er obligatorisk at have en returpolitik. Du skal være tilgængelig for kundeforespørgsler, du er ansvarlig for garantien, og du skal tilbyde mindst en mulighed for efterbetaling. I tilfælde af et forbrugerkøb er kravet også, at en forbruger ikke skal betale mere end 50% af købsbeløbet på forhånd. Selvfølgelig er det tilladt, hvis forbrugeren gør dette frivilligt, at foretage en fuld betaling, men en (web) forhandler har ikke lov til at forpligte sig. Denne efterspørgsel gælder kun, når du køber produkter, for tjenester kræves fuld forudbetaling.
Er det obligatorisk at nævne en adresse?
Placeringen af kontaktoplysningerne skal være tydelig og logisk tilgængelig i webshoppen. Årsagen bag dette er, at en kunde har ret til at vide, hvem han / hun handler med. Dette krav understøttes af loven og er derfor obligatorisk for enhver webshop.
Kontaktoplysningerne består af tre dele:
- Virksomhedens identitet
- Virksomhedens kontaktoplysninger
- Virksomhedens geografiske adresse.
Virksomhedens identitet betyder virksomhedsregistreringsoplysninger såsom handelskammerets nummer, momsnummeret og firmanavnet. Kontaktoplysningerne er de data, som forbrugerne kan bruge til at kontakte webshoppen. Den geografiske adresse kaldes den adresse, hvorfra virksomheden driver sin virksomhed. Den geografiske adresse skal være en besøgsadresse og kan ikke være en postboksadresse. I mange små webshops er kontaktadressen den samme som den geografiske adresse. Det kan være svært at overholde kravet om at give kontaktoplysninger. Her nedenfor kan du læse mere om, hvordan du stadig kan opfylde dette krav.
Virtuel adresse
Hvis du ikke ønsker eller ikke er i stand til at give en besøgende adresse på din webshop, kan du bruge en virtuel kontoradresse. Denne adresse kan også administreres af den organisation, du betaler husleje til. Denne form for organisationer har også forskellige tjenester såsom sporing og videresendelse af postforsendelser. At have en hollandsk adresse er godt for tilliden hos besøgende i din webshop.
For hvem?
Du har muligvis brug for en virtuel kontoradresse af flere grunde. En virtuel kontoradresse er mest til:
- Mennesker, der driver forretning derhjemme; der ønsker at holde forretnings- og privatliv adskilt.
- Mennesker, der driver forretning i udlandet, men også forsøger at have et kontor i Holland;
- Mennesker med en virksomhed i Holland, der gerne vil have et virtuelt kontor.
Under visse betingelser kan en virtuel adresse være registreret i handelskammeret.
Registrering på handelskammeret
I løbet af ansøgningsprocessen vil en eller flere filialer af din virksomhed blive registreret. I denne proces vil både postadressen og besøgende adressen blive registreret. Besøgsadressen gælder kun, hvis du kan bevise, at din filial er placeret der. Dette kan verificeres ved hjælp af en lejekontrakt. Dette gælder også, hvis din virksomhed er beliggende i et forretningscenter. Hvis lejeaftalen viser, at du permanent lejer et kontor (plads), kan du registrere dette som din besøgende adresse i handelsregisteret. At have en permanent lejeadresse betyder ikke, at du altid skal være til stede, men du skal have evnen til at være permanent til stede, hvis det kræves. For eksempel, hvis du lejer et skrivebord eller et kontor i to timer om ugen, er det ikke nok til at opfylde kravene til registrering af din virksomhed.
For at registrere din virksomhed skal du have flere dokumenter tilgængelige:
- Registreringsformularerne for Handelskammeret;
- En underskrevet leje, - køb, - eller lejekontrakt fra den hollandske besøgende adresse;
- En legaliseret kopi af et gyldigt bevis på identitet (du kan arrangere dette med den hollandske ambassade eller en notar);
- En original uddrag eller legaliseret kopi af befolkningsregisteret for den udenlandske kommune, hvor du bor, eller et andet dokument fra en officiel organisation, der angiver din udenlandske adresse.
Forordninger fra Handelskammeret vedrørende 'Virtuelt kontor'
I de senere år er der bemærket, at et virtuelt kontor var et kontor, hvor et firma var beliggende, men hvor det faktiske arbejde ikke blev udført. For et par år siden ændrede Handelskammeret reglerne for et virtuelt kontor. Tidligere var det almindeligt, at såkaldte 'Ghost' -firmaer afviklede deres forretninger på en virtuel kontoradresse. For at forhindre ulovlige aktiviteter kontrollerer Handelskammeret, om virksomhederne har et virtuelt kontor, der også udfører deres aktiviteter fra denne samme adresse. Handelskammeret kalder denne bæredygtige forretningspraksis. Dette betyder ikke, at iværksættere, der har et virtuelt kontor, også skal være permanent til stede der, men det betyder, at de skal have evnen til at være permanent til stede, når det er nødvendigt.
Hvis du har spørgsmål til denne blog, eller hvis du har vanskeligheder med handelskammeret, skal du kontakte advokaterne hos Law & More. Vi besvarer dine spørgsmål og yder juridisk assistance, hvor det er nødvendigt.