Arbejdsgivere behandler en masse data om deres medarbejdere over tid. Alle disse data gemmes i en personalemappe. Denne fil indeholder vigtige personoplysninger, og af denne grund er det vigtigt, at dette gøres sikkert og korrekt. Hvor længe har arbejdsgivere lov (eller i nogle tilfælde påkrævet) at opbevare disse data? I denne blog kan du læse mere om den juridiske opbevaringsperiode for personalesager, og hvordan du håndterer det.
Hvad er en personalemappe?
Som nævnt ovenfor skal en arbejdsgiver ofte forholde sig til sine ansattes personaledata. Disse data skal opbevares korrekt og derefter destrueres. Dette gøres gennem en personalemappe. Dette inkluderer navne- og adresseoplysninger på medarbejdere, ansættelseskontrakter, resultatrapporter osv. Disse data skal overholde kravene i henhold til AVG-reglerne og skal opbevares i en vis periode.
(Hvis du vil vide, om din personalefil opfylder kravene i AVG, så tjek vores personalefil AVG-tjekliste link.)
Opbevaring af medarbejderdata
AVG giver ikke specifikke opbevaringsperioder for personlige data. Der er ikke noget ligetil svar på opbevaringsperioden for en personalemappe, da den består af forskellige typer (personlige) data. Der gælder en forskellig opbevaringsperiode for hver kategori af data. Det har også betydning for, om personen stadig er ansat, eller har forladt beskæftigelsen.
Kategorier af opbevaringsperioder
Som anført ovenfor er der forskellige opbevaringsperioder relateret til opbevaring af personoplysninger i en personalemappe. Der er to kriterier at overveje, nemlig om en medarbejder stadig er ansat, eller har forladt beskæftigelsen. Det følgende viser, hvornår visse data skal destrueres, eller rettere bevares.
Nuværende personalekartotek
Der er ikke fastsat faste opbevaringsperioder for data indeholdt i en aktuel personalemappe for en medarbejder, der stadig er ansat. AVG pålægger kun en forpligtelse for arbejdsgivere til at holde personalefiler 'ajourført'. Det betyder, at arbejdsgiveren selv er forpligtet til at fastsætte en frist for periodisk gennemgang af personalesager og tilintetgørelse af forældede data.
Ansøgningsoplysninger
Ansøgningsdata vedrørende en ansøger, der ikke er ansat, skal destrueres senest 4 uger efter afslutningen af ansøgningsproceduren. Data som motivations- eller ansøgningsbrev, CV, adfærdserklæring, korrespondance med ansøgeren falder ind under denne kategori. Med ansøgers samtykke er det muligt at opbevare dataene i ca. 1 år.
Reintegrationsproces
Når en medarbejder har afsluttet et reintegrationsforløb og vender tilbage til sit job, gælder en fastholdelsesperiode på højst 2 år efter afslutningen af reintegrationen. Der er en undtagelse herfra, når arbejdsgiveren er selvassurandør. I den situation gælder en opbevaringsperiode på 5 år.
Højst 2 år efter endt ansættelse
Efter at en medarbejder forlader ansættelsen, er hovedparten af de (personlige) data i personalekartoteket underlagt en opbevaringsperiode på op til 2 år.
Denne kategori inkluderer:
- Ansættelseskontrakter og ændringer hertil;
- Korrespondance vedrørende fratræden;
- Rapporter om vurderinger og præstationsvurderinger;
- Korrespondance relateret til forfremmelse/degradering;
- Korrespondance om sygdom fra UWV og virksomhedslæge;
- Rapporter relateret til Gatekeeper Improvement Act;
- Aftaler om medlemskab af samarbejdsudvalg;
- Kopi af certifikat.
Mindst 5 år efter endt ansættelse
Visse personalefildata er underlagt en 5-årig opbevaringsperiode. Arbejdsgiveren er derfor forpligtet til at opbevare disse data i en periode på 5 år efter, at medarbejderen forlader ansættelsen. Det er følgende data:
- Lønskatteopgørelser;
- Kopi af medarbejders identifikationsdokument;
- Etnicitet og oprindelsesdata;
- Data relateret til lønsumsafgifter.
Disse data bør derfor opbevares i mindst fem år, også selvom de erstattes af nye erklæringer i personalekartoteket.
Mindst 7 år efter endt ansættelse
Dernæst har arbejdsgiveren også en såkaldt 'skattetilbageholdelsespligt'. Dette forpligter arbejdsgiveren til at opbevare alle basisregistre i en periode på 7 år. Det omfatter altså grunddata, lønudlæg, lønregistreringer og lønaftaler.
Udløbet opbevaringsperiode?
Når en maksimal opbevaringsperiode for data fra en personalemappe er udløbet, må arbejdsgiveren ikke længere bruge dataene. Disse data skal derefter destrueres.
Når en minimumsopbevaringsperiode er udløbet, skal arbejdsgiveren kan ødelægge disse data. En undtagelse gælder, når en minimumsopbevaringsperiode er udløbet, og medarbejderen anmoder om destruktion af dataene.
Har du spørgsmål om opbevaringsperioder for personalefiler eller opbevaringsperioder for andre data? Hvis ja, så kontakt os venligst. Vores beskæftigelsesadvokater vil med glæde hjælpe dig!