Loven om elektronisk arkivering i kommercielle registre: hvordan regeringen bevæger sig med tiden
Introduktion
At hjælpe internationale kunder, der har en virksomhed i Holland, er en del af min daglige praksis. Når alt kommer til alt er Holland et godt land at drive virksomhed i, men at lære sproget eller vænne sig til den hollandske forretningspraksis kan til tider være kompliceret for udenlandske virksomheder. Derfor værdsættes en hjælpende hånd ofte. Omfanget af min bistand spænder fra at hjælpe med komplekse opgaver til hjælp i kommunikationen med de nederlandske myndigheder. For nylig modtog jeg et spørgsmål fra en klient for at forklare, hvad der var nøjagtigt angivet i et brev fra det hollandske handelskammer. Dette enkle, skønt vigtige og informative brev vedrørte en nyhed i arkiveringen af årsregnskaber, som snart kun vil være mulig elektronisk. Brevet var et resultat af regeringens ønske om at bevæge sig med tiderne, udnytte fordelene ved elektronisk dataudveksling og indføre en standardiseret måde at håndtere denne årlige tilbagevendende proces. Derfor skal årsregnskabet deponeres elektronisk fra regnskabsåret 2016 eller 2017, som det er nedfældet i Wet deponering i handelsregisters langs elektronische weg (loven om elektronisk arkivering i handelsregistre), der blev indført sammen med Besluit elektroniske deponering af handelsregistre (beslutning om elektronisk arkivering i kommercielle registre); sidstnævnte indeholder yderligere detaljerede regler. Helt en mundfuld, men hvad indebærer nøjagtigt denne lov og beslutning?
Dengang og nu
Tidligere kunne årsregnskabet deponeres i handelskammeret både elektronisk og på papir. Den hollandske civillov kender stadig stort set bestemmelser baseret på depositum på papir. I øjeblikket kan denne metode ses som forældet, og jeg var faktisk lidt overrasket over, at denne udvikling ikke er opstået tidligere. Det er ikke svært at forestille sig, at arkivering af regnskaber på papir har mange ulemper sammenlignet med elektronisk arkivering af disse dokumenter, når man ser ud fra et omkostnings- og tidsperspektiv. Tænk på omkostninger til papir og de omkostninger og tid, der er nødvendige for at lægge årsopgørelserne på papir og aflevere dem - også på papir - til handelskammeret, som derefter skal behandle disse skriftlige dokumenter, ikke engang nævne den tid og de omkostninger, der opstår når man lader en revisor udarbejde eller verificere disse (ikke-standardiserede) årsregnskaber. Derfor foreslog regeringen at bruge "SBR" (forkortelse for: Standard Business Report), som er en standardiseret elektronisk metode til oprettelse og indsendelse af økonomiske oplysninger og dokumenter, baseret på et datakatalog (den hollandske taxonomie). Dette katalog indeholder definitioner af data, som kan bruges til at oprette regnskabet. En anden fordel ved SBR-metoden er, at ikke kun udvekslingen af data mellem selskabet og handelskammeret vil blive forenklet, men som et resultat af standardiseringen vil udvekslingen af data med tredjeparter også blive lettere. Små virksomheder kan allerede indsende årsregnskabet elektronisk ved hjælp af SBR-metoden siden 2007. For mellemstore og store virksomheder er denne mulighed blevet introduceret i 2015.
Så hvornår og for hvem?
Regeringen gjorde det klart, at svaret på dette spørgsmål er et typisk tilfælde af "størrelse spørgsmål". Små virksomheder er forpligtet til at fremlægge årsregnskabet elektronisk gennem SBR fra regnskabsåret 2016 og fremefter. Som et alternativ har små virksomheder, der (udarbejder og) indsender årsregnskabet selv, muligheden for at deponere opgørelserne gennem en gratis onlinetjeneste - tjenesten “zelf deponeren jaarrekening” - som er i drift siden 2014. Fordelen med dette service er, at man ikke behøver at købe software, der er “SBR-kompatibel”. Mellemstore virksomheder skal indsende årsregnskabet gennem SBR fra regnskabsåret 2017 og fremefter. Også for disse virksomheder introduceres en midlertidig, alternativ online service (“opstellen jaarrekening”). Gennem denne service kan mellemstore virksomheder selv udarbejde årsregnskabet i XBRL-format. Bagefter kan disse udsagn indsendes via en online portal (“Digipoort”). Dette betyder, at selskabet ikke nødvendigvis skal købe “SBR-kompatibel” software straks. Denne service vil være midlertidig og vil blive taget i brug efter fem år, der tæller fra 2017. Der er ingen forpligtelse for store virksomheder og mellemstore koncernstrukturer til endnu ikke at indsende årsregnskabet gennem SBR. Dette skyldes, at disse virksomheder er nødt til at håndtere et meget komplekst sæt krav. Forventningen er, at disse virksomheder har mulighed for at vælge mellem arkivering gennem SBR eller arkivering gennem et specifikt europæisk format fra og med 2019.
Ingen regler uden undtagelser
En regel ville ikke være en regel, hvis der ikke var nogen undtagelser. To, for at være præcis. De nye regler om arkivering af årsregnskaber finder ikke anvendelse på juridiske personer og virksomheder med hjemsted uden for Holland, som på grundlag af Handelsregisterbesluit 2008 (Commercial Register Resolution 2008) har pligt til at indgive de økonomiske dokumenter på handelskammeret, så vidt som i den form, hvorpå disse dokumenter skal videregives i landet, hvor der er hjemsted. Den anden undtagelse er for udstedere som defineret i artikel 1: 1 i Wft (Financial Supervision Act) og datterselskaber af en udsteder, hvis dette er udstedere selv. En udsteder er enhver, der ønsker at udstede værdipapirer eller har til hensigt at udstede værdipapirer.
Andre opmærksomhedspunkter
Alligevel er det ikke alt. Juridiske enheder skal selv bemærke nogle yderligere aspekter af betydning. Et af disse aspekter er det faktum, at den juridiske enhed forbliver ansvarlig for arkivering af regnskaber, der er i overensstemmelse med loven. Det betyder blandt andet, at årsregnskabet skal være i stand til at skabe en sådan indsigt, at man i tilstrækkelig grad kan vurdere den juridiske enheds økonomiske stilling. Derfor anbefaler jeg ethvert selskab omhyggeligt at kontrollere dataene i årsregnskabet, inden de til enhver tid arkiveres. Sidst, men ikke mindst, skal du være opmærksom på, at afvisning af at indgive erklæringer på den foreskrevne måde vil udgøre en lovovertrædelse på grundlag af Wet op de Economische Delicten (økonomisk lovovertrædelseslov). Snarere bekvemt er det bekræftet, at årsregnskabet oprettet ved hjælp af SBR-metoden kan bruges af generalforsamlingen til at fastlægge disse erklæringer. Disse konti kan også underkastes revision af en revisor i overensstemmelse med artikel 2: 393 i den hollandske civillov.
Konklusion
Med indførelsen af loven om elektronisk arkivering i kommercielle registre og den tilhørende beslutning har regeringen vist et pænt stykke progressivitet. Som et resultat bliver det obligatorisk for små og mellemstore virksomheder at deponere årsregnskabet elektronisk fra henholdsvis årene 2016 og 2017, medmindre virksomheden falder inden for rammerne af en af undtagelserne. Fordelene er adskillige. Jeg anbefaler alligevel alle virksomheder at holde deres forstand, da det endelige ansvar stadig hviler på de forpligtede arkiveringsfirmaer selv, og som selskabsdirektør ønsker du helt sikkert ikke at have at gøre med konsekvenserne.
Kontakt
Hvis du har yderligere spørgsmål eller kommentarer efter at have læst denne artikel, er du velkommen til at kontakte mr. Maxim Hodak, advokat kl Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl eller mr. Tom Meevis, advokat kl Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl eller ring til os på +31 (0)40-3690680.