Klausuler i forretningskontrakter i Holland: Hvad skal de indeholde?

En forretningskontrakt i henhold til hollandsk lov kræver klare bestemmelser om parterne, opfyldelse, pris og betaling, generelle vilkår og betingelser, ansvar, opsigelse samt gældende lov og værneting. Der er ingen generelle formkrav: en kontrakt kan endda indgås mundtligt, men uden klare skriftlige bestemmelser er du afhængig af de generelle regler i den hollandske borgerlige lovbog, som muligvis ikke passer til din virksomhed.

De klausuler, der afgør tvister, er sjældent dem, der får mest opmærksomhed under forhandlinger. Fire er afgørende. For det første, generelle vilkår og betingelser: de binder kun den anden part, hvis de blev stillet til rådighed før eller da kontrakten blev indgået. En henvisning på en faktura, der sendes efterfølgende, er for sent. Hvis begge parter henviser til deres egne vilkår, har den første henvisning generelt forrang, medmindre den anden part udtrykkeligt afviser den. For det andet, ansvarsbegrænsningen: denne er principielt gyldig, men kan ikke påberåbes, hvis det ville være uacceptabelt under omstændighederne. Et forholdsmæssigt loft har derfor en bedre chance end en generel udelukkelse. For det tredje, opsigelsesbestemmelserne: de bør udtrykkeligt angive, hvornår kontrakten kan opsiges af bekvemmelighedsgrunde og med hvilket varsel, fordi opsigelse af en langtidskontrakt uden en udtrykkelig klausul i høj grad afhænger af omstændighederne. For det fjerde, klausulerne om tvistbilæggelse og gældende lov, som ikke kun bestemmer, hvor en tvist behandles, men også om en dom kan fuldbyrdes, hvor den anden parts aktiver er.

Hvilke grundlæggende elementer hører hjemme i en forretningskontrakt?

En forretningskontrakt bør som minimum identificere parterne præcist, beskrive ydelsen klart og fastsætte pris- og betalingsbetingelser. Disse elementer forhindrer de mest almindelige tvister om, hvem der er bundet, og hvad der er aftalt.

Hvordan beskriver du festerne, forestillingen og prisen?

I henhold til hollandsk lov indgås en kontrakt ved tilbud og accept (artikel 6:217 i den hollandske borgerlige lovbog, Burgerlijk Wetboek , BW). Ved forretningskontrakter er det klogt at registrere alt skriftligt, startende med parterne: deres fulde juridiske navne, registreringsnumre i det hollandske handelskammer ( Kamer van Koophandel , KvK) eller et udenlandsk register samt registrerede adresser. Kontroller, om den person, der underskriver, er bemyndiget til at repræsentere virksomheden. Handelsregisteret viser, hvem der er bemyndiget til at handle på vegne af en hollandsk virksomhed, og om der er begrænsninger.

Beskrivelsen af ​​varerne eller tjenesteydelserne er lige så vigtig. Angiv præcis, hvad der skal leveres, hvilke kvalitetskrav der gælder, og hvornår. Vage beskrivelser som "support efter behov" eller "standardkvalitet" fører til uenigheder om, hvorvidt præstationen var tilstrækkelig.

De økonomiske vilkår er rygraden i kontrakten: prisen, eventuelle prisjusteringer, betalingsbetingelser, fakturering og konsekvenserne af forsinket betaling. Mellem virksomheder forfalder betalingen inden for tredive dage, hvis der ikke er aftalt en betalingsfrist (artikel 6:119a BW). En længere frist kan aftales, men en frist på mere end tres dage er kun gyldig, hvis den ikke er groft urimelig over for kreditor, og siden 1. juli 2022 må en stor virksomhed, der betaler til en lille eller mellemstor leverandør, ikke acceptere en frist på mere end tredive dage. Ved forsinket betaling forfalder der lovpligtig kommerciel rente uden krav om misligholdelse.

Hvilke beskyttelsesklausuler skal du tilføje?

Ud over det grundlæggende kræver de fleste forretningskontrakter klausuler om generelle vilkår og betingelser, fortrolighed, ansvar, intellektuel ejendomsret og tvistbilæggelse. Disse klausuler bestemmer din position, hvis noget går galt.

Almindelige vilkår og betingelser ( algemene voorwaarden ) er reguleret af artikel 6:231 til 6:247 i BW. De er kun bindende, hvis den anden part har accepteret dem, hvilket også kan være underforstået, for eksempel ved en henvisning i tilbuddet, der ikke gøres indsigelse mod. Derudover skal du give den anden part en rimelig mulighed for at læse dem før eller når kontrakten indgås, for eksempel ved at sende dem sammen med tilbuddet. Hvis du ikke gør det, kan den anden part i princippet annullere de klausuler, den påberåber sig mod sig (artikel 6:233(b) i BW). Klausuler, der er urimeligt byrdefulde, kan også annulleres (artikel 6:233(a) i BW). Store virksomheder og virksomheder, der offentliggør deres årsregnskaber, kan ikke påberåbe sig denne beskyttelse (artikel 6:235 i BW). Når begge parter henviser til deres egne generelle vilkår, har den første henvisning forrang, medmindre den anden part udtrykkeligt afviser den (artikel 6:225(3) i BW).

Mægling og voldgift er almindelige i forretningskontrakter, men de er ikke standard: uden en klausul går tvister til de almindelige domstole, startende med byretten (rechtbank).

Hvilke klausuler skal en hollandsk forretningskontrakt indeholde?

De væsentlige klausuler er fortrolighed, ansvarsbegrænsning, intellektuel ejendomsret, tvistbilæggelse og gældende lov, opsigelse samt betaling og opfyldelse. For hver af disse klausuler er det formuleringen, der afgør, om den holder i en tvist.

Hvordan udarbejder man fortrolighedsklausuler, ansvarsklausuler og klausuler om intellektuel ejendomsret?

En fortrolighedsklausul bør definere, hvilke oplysninger der er fortrolige, hvor længe forpligtelsen varer, herunder efter kontraktens udløb, og hvad der sker, hvis den misligholdes. En bodsklausul ( boetebeding ) gør håndhævelsen lettere, fordi du så ikke behøver at bevise dit tab. Retten kan dog nedsætte en bod, hvis billighedshensyn klart kræver dette (artikel 6:94 BW). Husk, at loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder ( Wet bescherming bedrijfsgeheimen ) kun beskytter oplysninger, for hvilke der er truffet rimelige fortrolighedsforanstaltninger; en fortrolighedsklausul er en af ​​disse foranstaltninger.

En ansvarsbegrænsningsklausul begrænser de erstatningskrav, der kan kræves, f.eks. til kontraktværdien eller det beløb, der er dækket af forsikringen, og kan udelukke visse typer tab, såsom indirekte tab eller tabt fortjeneste. Sådanne klausuler er i princippet gyldige. En part kan dog ikke påberåbe sig en udelukkelse, hvis det ville være uacceptabelt i henhold til rimeligheds- og retfærdighedsstandarder (artikel 6:248(2) i BW), f.eks. i tilfælde af forsæt eller bevidst hensynsløshed fra ledelsens side. Jo mere afbalanceret klausulen er, desto mere sandsynligt er det, at den vil blive opretholdt.

Klausuler om intellektuel ejendomsret definerer, hvem der ejer rettighederne til værker, software, design og opfindelser, der er skabt i henhold til kontrakten, og hvilken licens den anden part modtager. I henhold til hollandsk lov kræver en overdragelse af ophavsret en overdragelse af ophavsret (artikel 2 i ophavsretsloven, Auteurswet ). Uden en skriftlig overdragelse forbliver rettighederne i princippet hos skaberen, for eksempel en freelancer eller en ekstern udvikler, selvom du har betalt for arbejdet.

Hvordan arrangerer I tvistbilæggelse og gældende lov?

Vælg udtrykkeligt den gældende lov og værneting. I internationale kontrakter bestemmer dette, hvilke regler der gælder, hvor en tvist behandles, og om afgørelsen kan håndhæves mod den anden part.

Inden for EU kan parterne frit vælge den gældende lov (artikel 3 i Rom I-forordningen, 593/2008). Hvis de ikke træffer noget valg, gælder loven i det land, hvor den part, der opfylder den karakteristiske forpligtelse, er hjemmehørende, normalt, f.eks. sælgeren eller tjenesteudbyderen. Et værnetingsvalg for domstolene i en EU-medlemsstat respekteres i princippet i henhold til artikel 25 i Bruxelles I-bis-forordningen (1215/2012), og domme kan derefter fuldbyrdes i hele EU. Hvis den anden parts aktiver befinder sig uden for EU, er voldgift ofte det bedre valg, fordi voldgiftskendelser kan fuldbyrdes i de mange lande, der er part i New York-konventionen af ​​1958.

Mulighederne i Holland omfatter de almindelige distriktsdomstole, den nederlandske handelsret (NCC), hvor internationale handelssager kan behandles på engelsk, og voldgift, for eksempel i henhold til reglerne fra det nederlandske voldgiftsinstitut (NAI). En flertrinsklausul, med forhandling mellem ledelsen først og mægling derefter, kan hjælpe med at løse konflikter uden retssag. Sørg for, at en sådan klausul angiver klare frister, så den ikke forsinker hasteforanstaltninger såsom summariske retssager.

Hvordan udarbejder man opsigelsesklausuler?

Angiv udtrykkeligt, hvornår kontrakten udløber, hvordan den kan opsiges før tid og med hvilket varsel. Uden en udtrykkelig klausul er det usikkert, om og på hvilke vilkår en langtidskontrakt kan opsiges.

En tidsbegrænset kontrakt ophører ved udløbet af dens løbetid; tidlig opsigelse er i princippet kun mulig, hvis det er aftalt, eller i tilfælde af kontraktbrud. For kontrakter på ubestemt tid indeholder den hollandske borgerlige lovbog ingen generel regel. Ifølge Højesterets retspraksis kan sådanne kontrakter i princippet opsiges, men kravene om rimelighed og retfærdighed kan betyde, at der skal overholdes en vis opsigelsesfrist, at der skal tilbydes kompensation, eller i særlige tilfælde, at der skal være en tilstrækkelig tungtvejende grund. En klar bestemmelse om opsigelsesfrister og eventuel kompensation undgår denne usikkerhed.

Reguler også ophævelse ved misligholdelse. En part kan ophæve ( ontbinden ) en kontrakt, hvis den anden part misligholder sin opfyldelse (artikel 6:265 BW), men normalt først efter at der er givet en misligholdelsesmeddelelse (artikel 6:74 og 6:82 BW). En misligholdelsesmeddelelse giver den anden part en rimelig frist til at opfylde kontrakten. Det er ikke påkrævet, hvis der er aftalt en fastsat frist (en fatale termin ), eller hvis opfyldelse er blevet umulig (artikel 6:83 BW). Aftal i kontrakten, hvordan meddelelser skal gives, for eksempel ved anbefalet brev eller pr. e-mail til en bestemt adresse.

Hvad skal betalings- og præstationsklausuler indeholde?

Betalings- og opfyldelsesklausuler bør gøre forpligtelserne målbare: beløb, forfaldsdatoer, fakturering, leveringsdatoer og kvalitetsstandarder. Kun målbare forpligtelser kan let håndhæves.

Angiv valuta, betalingsmetode, eventuel forudbetaling eller sikkerhedsstillelse, og hvordan prisændringer håndteres. Ved forsinket betaling fastsætter loven allerede lovpligtig kommerciel rente (artikel 6:119a BW) og, mellem virksomheder, kompensation for inkassoomkostninger på mindst 40 € (artikel 6:96(4) BW). I kan aftale andre renter eller inkassoomkostninger inden for lovens rammer.

For ydelsen skal du beskrive leverancer, serviceniveauer og acceptprocedure. En acceptprocedure med klare deadlines forhindrer diskussioner om, hvorvidt ydelsen var tilstrækkelig. I langtidskontrakter beskytter en prisindekseringsklausul, f.eks. knyttet til forbrugerprisindekset fra Nederlandenes Statistik (CBS), mod inflation.

Tabellen nedenfor opsummerer de vigtigste klausuler og hvad de skal indeholde.

Hvad er de almindelige risici, og hvordan undgår man dem?

De mest almindelige risici er vag formulering, betalingsproblemer, uklar intellektuel ejendomsret og uforudsete begivenheder. Du reducerer dem med præcist sprog, kontrol af din modpart og klausuler, der forudser ændringer.

Hvor går kontrakter typisk galt?

Tvetydighed er den største risiko. I henhold til hollandsk ret fortolkes en kontrakt ikke udelukkende ud fra teksten, men i henhold til, hvad parterne med rimelighed kunne udlede af hinandens udtalelser og adfærd under omstændighederne (Haviltex-testen, Højesteret 13. marts 1981, ECLI:NL:HR:1981:AG4158). Uklar formulering giver derfor plads til diskussioner om, hvad der egentlig var meningen, og en hel aftaleklausul udelukker ikke fuldt ud dette.

Finansielle risici er et andet svagt punkt. Betalingsmisligholdelser og uklare betalingsforpligtelser kan sætte forholdet under pres. Klare betalingsbetingelser, sikkerhed såsom ejendomsforbehold eller bankgaranti og en kontrol af modpartens kreditværdighed er med til at begrænse tabet.

Intellektuel ejendomsret er et tredje risikoområde. Uden klare klausuler kan en leverandør beholde rettighederne til software eller design, som du har betalt for, eller fortrolige oplysninger kan blive brugt af den anden part efter kontraktens udløb. Eksplicitte klausuler om ejerskab, brug og overdragelse forhindrer dette.

Hvilke teknikker reducerer kontraktrisiko?

Tjek din modpart, før du underskriver, inkluder en force majeure-klausul, og overvej, hvordan kontrakten bør reagere på skiftende omstændigheder. Disse trin gør kontrakten mere robust.

En grundlæggende due diligence af din modpart omfatter kontrol af handelsregisteret (hvem er bemyndiget til at underskrive, er virksomheden stadig aktiv), dens økonomiske situation og dens omdømme. Ved større kontrakter, bed om referencer eller regnskaber.

Hollandsk lov har en lovbestemt force majeure-regel: en part er ikke ansvarlig for en manglende opfyldelse, der ikke kan tilskrives den ved lov, ved kontrakten eller i henhold til almindeligt accepterede synspunkter (artikel 6:75 BW). Da denne regel er generel, er det klogt at specificere i en force majeure-klausul, hvilke begivenheder der kvalificerer, såsom naturkatastrofer, pandemier, strejker eller regeringsforanstaltninger, og hvad der sker, hvis situationen varer længere tid, for eksempel en ret til at opsige kontrakten efter en vis periode. Separat kan en domstol ændre eller opløse en kontrakt under uforudsete omstændigheder, der er så alvorlige, at den anden part ikke med rimelighed kan forvente, at kontrakten forbliver uændret (artikel 6:258 BW). Domstolene anvender denne regel med tilbageholdenhed.

Hvilke juridiske og økonomiske sikkerhedsforanstaltninger hjælper i det lange løb?

Periodiske kontraktgennemgange og en prisjusteringsmekanisme beskytter dig i hele kontraktens løbetid, sammen med en forsikring, der dækker det ansvar, du accepterer.

Gennemgå langtidskontrakter regelmæssigt, for eksempel én gang om året. Tjek også, om dine generelle vilkår og betingelser stadig er opdaterede og rent faktisk leveres til kunderne.

En prisindekseringsklausul tillader periodiske prisjusteringer baseret på et objektivt indeks. Dette forhindrer, at en langtidskontrakt bliver urentabel på grund af inflation. Uden en sådan klausul er du generelt bundet af den aftalte pris, og en prisstigning kan kun pålægges i ekstraordinære tilfælde.

Hvordan skræddersyr du en kontrakt til din virksomhed?

Hollandsk lov giver parterne bred kontraktfrihed, så du kan tilpasse kontrakten til din virksomhed. Start med dine egne risici og mål, og brug kun skabeloner som udgangspunkt.

Hvad er forskelligt pr. sektor?

Hver sektor har sine egne fokuspunkter. Teknologivirksomheder har brug for stærke klausuler om intellektuel ejendom, licenser, data og serviceniveauer. Producenter har brug for detaljerede kvalitetsspecifikationer, leveringsbetingelser og inspektionsprocedurer, der går ud over standardformulering.

Tjenesteudbydere bør være særligt opmærksomme på beskrivelsen af ​​ydelserne og leverancerne, da det er her, de fleste tvister opstår. Byggekontrakter bruger ofte standardbetingelser, såsom UAV 2012, og i den finansielle sektor gælder specifikke lovgivningsmæssige krav. Kontrakter, der involverer personoplysninger, skal også overholde GDPR, hvilket kan kræve en separat databehandleraftale.

Hvordan sørger du for, at kontrakten passer til dine mål?

I teknologi- og innovationsprojekter bør kontrakter forudse fremtidige udviklinger: hvem ejer forbedringer, hvordan ændringer i omfang håndteres, og hvordan kontrakten tilpasses nye versioner eller teknologier. En ændringsprocedure med klare regler for pris og planlægning forhindrer senere diskussioner.

Hvis du driver forretning i flere lande, skal du kontrollere, om kontraktvilkårene er forenelige med lovgivningen i hvert land, for eksempel om ufravigelige forbruger- eller agenturregler. Et valg af hollandsk lov tilsidesætter ikke altid ufravigelige regler i et andet land.

Hvordan holder man en kontrakt fleksibel?

Indbygg indeksregulering, periodiske præstationsvurderinger og en genforhandlingsprocedure. Uden disse vil en domstol kun justere kontrakten i særlige tilfælde i henhold til artikel 6:258 i BW.

Fordel hver risiko til den part, der bedst er i stand til at kontrollere eller forsikre den, og angiv dette eksplicit, da artikel 6:74 og 6:75 i BW ellers afgør, hvem der bærer den.

Force majeure- og nødklausuler er blevet vigtigere i de senere år efter pandemien og forstyrrelser i forsyningskæder og energipriser. En klausul, der fastlægger, hvad der sker i sådanne situationer, for eksempel en pligt til at genforhandle eller en ret til at suspendere eller opsige, giver mere sikkerhed end at forlade sig på de generelle regler i artikel 6:75 og 6:258 i BW.

Hvad skal man som leverandør tjekke?

Som den part, der leverer, har du primært brug for beskyttelse mod manglende betaling og ubegrænset ansvar. Tjek disse punkter, før du underskriver.

• Har du sendt dine generelle vilkår med tilbuddet, således at kunden ikke kan annullere dem i henhold til artikel 6:233(b) i BW?
• Er dit ansvar begrænset til f.eks. kontraktværdien eller forsikringssummen, med undtagelse af forsæt og grov uagtsomhed?
• Forbliver betalingsfristen inden for tredive dage eller højst tres dage i henhold til artikel 6:119a i BW?
• Har I aftalt ejendomsforbehold eller anden form for sikkerhedsstillelse for store ordrer?
• Beskytter en prisindekseringsklausul dig på en kontrakt, der løber i mere end et år?

Hvad skal du som kunde tjekke?

Som køber har du primært brug for en klar beskrivelse af ydelsen og rettighederne til det, du betaler for. Tjek disse punkter, før du underskriver.

• Er leverancerne, serviceniveauerne og acceptproceduren beskrevet i målbare termer?
• Er ophavsret til software eller design overdraget til dig ved dokument, som det kræves i artikel 2 i ophavsretsloven?
• Giver leverandørens ansvarsloft dig tilstrækkelig kompensation, hvis noget går galt?
• Kan du opsige kontrakten før tid, med hvilket varsel, og hvad sker der med dine data, når den udløber?
• Fremgår den person, der underskriver for leverandøren, af KvK's handelsregister som bemyndiget til at gøre det?

Hvad kan vi gøre for dig med erhvervskontrakter?

Vi udarbejder og gennemgår forretningskontrakter i henhold til hollandsk lov for hollandske og internationale virksomheder; vores side om virksomhedsjurister beskriver dette arbejde mere detaljeret.

• Vi gennemgår dit kontraktudkast og markerer de klausuler, der skaber risiko for dig.
• Vi udarbejder eller opdaterer dine generelle vilkår og betingelser og rådgiver om, hvordan de kan gøres tilgængelige.
• Vi udarbejder ansvars-, opsigelses-, force majeure- og indeksklausuler, der passer til din virksomhed.
• Vi rådgiver om lovvalg og værneting, herunder den hollandske handelsret og NAI-voldgift.
• Vi sender en misligholdelsesmeddelelse eller et opsigelsesbrev, når den anden part misligholder aftalen.

Resumé

• En hollandsk forretningskontrakt har ingen formelle krav, men klare skriftlige klausuler om parterne, opfyldelse, pris og betaling forhindrer de fleste tvister.
• De generelle vilkår og betingelser skal accepteres og gives før eller når kontrakten indgås; i en formstrid har den første henvisning forrang, medmindre den udtrykkeligt afvises.
• En forholdsmæssig ansvarsbegrænsning vil sandsynligvis blive opretholdt end en generel udelukkelse (artikel 6:248(2) i BW).
• Reguler udtrykkeligt opsigelse, misligholdelsesbegæringer, force majeure og prisindeksering, da de lovmæssige regler er generelle.
• Vælg gældende lov og værneting med håndhævelse i tankerne: EU-domme cirkulerer inden for EU, voldgiftskendelser også uden for.

Ofte stillede spørgsmål