Som arbejdsgiver må du kun opbevare de data i personalemappen, som du har brug for i ansættelsesforholdet og i forbindelse med dine lovmæssige forpligtelser. Helbredsoplysninger er den primære undtagelse, man skal være opmærksom på: Du må registrere, at en medarbejder er fraværende, og hvad han eller hun stadig kan gøre, men aldrig diagnosen eller sygdommens art. Disse to regler bestemmer sammen med faste opbevaringsperioder, hvad der skal ind i mappen, hvad der skal forblive, og hvor længe den må forblive.
Hvad må du opbevare i personalemappen?
Du må opbevare data, der er nødvendige for at udføre ansættelseskontrakten og opfylde dine juridiske forpligtelser. GDPR (på hollandsk: AVG) kræver, at personoplysninger ikke opbevares længere eller i større mængder end det pågældende formål kræver.
I praksis dækker det:
- navn og adresseoplysninger og fødselsdato;
- borgerservicenummeret (burgerservicenummer, BSN);
- en kopi af det identitetsdokument, du verificerede ved ansættelsens start;
- ansættelseskontrakten og eventuelle ændringer;
- løn- og lønoplysninger;
- evalueringer og korrespondance om præstation;
- træningsregistreringer og fraværsdatoer;
- optegnelser over advarsler eller disciplinære foranstaltninger.
Borgerservicenummeret og kopien af identitetsdokumentet findes i sagen, fordi de er påkrævet i henhold til skatte- og socialsikringslovgivningen. Det er den samme juridiske forpligtelse, der gør det lovligt at opbevare dem. Du må ikke anmode om en kopi af et identitetsdokument til andre formål.
Hvilke data må du ikke gemme?
Du må ikke registrere en sygdoms art eller årsag, diagnose, behandling eller medicinering. Dette gælder også, når medarbejderen fortæller dig om det frivilligt, og selv med medarbejderens samtykke.
Den hollandske databeskyttelsesmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) angiver i sine politikregler for syge medarbejdere, hvad du må registrere, når en medarbejder melder sig syg. Kort sagt: et telefonnummer og den adresse, hvor medarbejderen opholder sig, den forventede varighed af fraværet, aktuelle aftaler og arbejde, om der gælder en sikkerhedsnetbestemmelse (vangnetregeling), om fraværet er knyttet til en arbejdsulykke, og om der er tale om en trafikulykke med en ansvarlig tredjepart.
Fra virksomhedslægen (bedrijfsarts) eller bedriftssundhedstjenesten kan du også modtage og registrere, hvilket arbejde medarbejderen kan og ikke kan udføre, den forventede varighed af fraværet, graden af uarbejdsdygtighed og eventuelle anbefalede tilpasninger. Selve lægejournalen opbevares hos virksomhedslægen. Du har ikke adgang til den.
Andre data, der ikke hører hjemme i filen:
- særlige kategorier af personoplysninger i henhold til artikel 9 i GDPR, såsom religion, politisk anskuelse, fagforeningsmedlemskab, etnisk oprindelse og seksuel orientering, medmindre en specifik lovbestemt undtagelse gælder;
- notater om medarbejderens privatliv, der ikke har nogen betydning for arbejdet;
- ustrukturerede personlige indtryk nedskrevet af ledere. Medarbejdere kan opfatte disse, og de læser ofte en tvist meget anderledes, end da den var nedskrevet.
Hvor længe må I opbevare personaledata?
GDPR fastsætter ingen faste perioder: data må ikke opbevares længere end nødvendigt (artikel 5(1)(e) i GDPR). AP'en anvender følgende perioder, regnet fra ansættelsens ophør.
| Data | Opbevaringsperiode efter ansættelsens ophør |
|---|---|
| De fleste personaledata (kontrakt, evalueringer, korrespondance) | generelt 2 år |
| Lønskatteerklæring (loonbelastingverklaring) og kopi af identitetsdokumentet | 5 år |
| Visse lønoplysninger kræves til skatteformål | 7 år |
Data om ansøgere, du ikke ansætter, destrueres normalt inden for fire uger efter ansøgningsproceduren. Med ansøgerens samtykke kan du opbevare dem i op til et år.
En opbevaringsplan, der fastsætter disse perioder pr. kategori, og som du rent faktisk anvender, forvandler overholdelse fra en intention til bevis.
Hvilke rettigheder har medarbejderen?
Medarbejdere kan se deres filer, få ukorrekte data rettet og under nærmere definerede omstændigheder få data slettet. En anmodning om indsigt er en rettighed, ikke en fjendtlig handling. Du skal besvare den uden unødig forsinkelse og senest inden for en måned (artikel 12(3) i GDPR).
Anmodninger om aktindsigt kommer ofte i starten af en arbejdsretstvist. Det er en god grund til at gemme filer, som du kan vise frem uden at blive forlegen på et hvilket som helst tidspunkt.
Hvordan holder du orden i personalemappen?
Arbejd med en fast struktur og et par klare regler. Vores praktiske tjekliste:
- Behold én fil pr. medarbejder med en defineret struktur, så det er tydeligt, hvad der er i den.
- Begræns adgangen til de personer, der har brug for den, og registrer, hvem der har adgang.
- Efterlad sygdomsoplysninger hos virksomhedens læge og ud af personalemappen.
- Anvend opbevaringsperioderne på en fast dato hvert år i stedet for fra sag til sag.
- Registrer alt dette i din fortegnelse over behandlingsaktiviteter (artikel 30 i GDPR). Undtagelsen for organisationer med færre end 250 ansatte hjælper sjældent her, fordi personaleoplysninger behandles regelmæssigt. Registret er ofte det første dokument, en tilsynsmyndighed anmoder om.
Sammenfattende
- Gem kun de data, du har brug for til ansættelseskontrakten og dine juridiske forpligtelser.
- Registrer aldrig en diagnose eller karakteren af en sygdom, heller ikke med medarbejderens samtykke; funktionelle begrænsninger fra virksomhedens læge kan blive registreret.
- De fleste personaledata opbevares 2 år efter ansættelsens ophør; lønopgørelsen og kopien af identitetsdokumentet efter 5 år; visse løndata efter 7 år.
- Besvar en anmodning om adgang inden for en måned.
- Fastsæt opbevaringsperioder pr. kategori i en tidsplan, og anvend dem hvert år.
Ofte stillede spørgsmål
Må jeg beholde en kopi af en medarbejders pas?
Ja, til den identifikation, der kræves i henhold til skatte- og socialsikringslovgivningen. Gem den i 5 år efter ansættelsens ophør, og brug den ikke til andre formål.
Må jeg notere, hvorfor en medarbejder er syg, hvis medarbejderen fortæller mig det?
Nej. Du må ikke registrere sygdommens art eller årsag, selvom medarbejderen frivilligt eller samtykker. Du må registrere den forventede varighed og hvilket arbejde medarbejderen stadig kan udføre.
Er du usikker på, hvor du står? Fortæl os om din situation. Vi giver dig besked om dine muligheder inden for en arbejdsdag.
Hvordan Law & More kan hjælpe dig med dette, er forklaret på vores ansættelsesadvokat .
