Rammer for virksomhedsledelse i henhold til hollandsk lov

En ramme for corporate governance er det sæt af regler, der bestemmer, hvem i din virksomhed bestemmer hvad, hvem der fører tilsyn, og hvordan bestyrelsesmedlemmer redegør for deres beslutninger. I Holland er størstedelen af ​​denne ramme fastsat ved lov i bog 2 i den hollandske borgerlige lovbog (Burgerlijk Wetboek, BW); den hollandske kodeks for corporate governance tilføjer kun bindende "følg eller forklar"-regler for børsnoterede virksomheder.

For et privat selskab (bv) er rammerne primært vedtægterne, aktionæroverenskomsten og et par interne regler. For et børsnoteret eller stort selskab omfatter det også en tilsynsstruktur, udvalg og omfattende rapporteringsforpligtelser. Nedenfor forklarer vi de juridiske byggesten, de valg, du kan træffe, og trinene til at etablere et brugbart rammeværk.

Hvorfor er et styringsramme vigtigt?

Et klart rammeværk forhindrer tvister om myndighed og beskytter direktører mod ansvar. Det viser også investorer, banker og tilsynsmyndigheder, at beslutninger træffes med omhu.

I henhold til hollandsk lov skal direktører udføre deres pligter korrekt (artikel 2:9 i BW). Hvis en beslutning går galt, er spørgsmålet, om direktøren har handlet med fornøden omhu, taget de korrekte oplysninger i betragtning og overholdt de interne regler. En ramme, der registrerer, hvem der beslutter hvad, og på hvilket grundlag, er det bedste bevis for, at dette var tilfældet.

Det forhindrer også en almindelig kilde til konflikt. I mange aktionærtvister er det underliggende problem ikke en dårlig beslutning, men usikkerhed om, hvem der havde lov til at træffe den. Klare regler om myndighed, godkendelse og information forhindrer denne usikkerhed.

Hvad siger hollandsk lov om virksomhedens interesser?

Bestyrelsesmedlemmer skal handle i selskabets og dets forretningers interesse. Det er ikke kun i aktionærernes interesse.

Højesteret (Hoge Raad) bekræftede i Cancun-dommen (ECLI:NL:HR:2014:797), at bestyrelsesmedlemmer skal tage hensyn til interesserne hos alle involverede i virksomheden, såsom aktionærer, medarbejdere og kreditorer. Bestyrelsesmedlemmer skal, mens de tjener virksomhedens interesser, undgå at skade disse interessenter unødvendigt eller uforholdsmæssigt meget.

Denne interessentmodel går igen i hele hollandsk selskabsret. Den forklarer, hvorfor samarbejdsudvalget har reel indflydelse, hvorfor et tilsynsråd i en stor virksomhed også skal veje medarbejdernes interesser, og hvorfor den hollandske Corporate Governance Code refererer til langsigtet værdiskabelse snarere end kortsigtet afkast til aktionærerne.

En-lags eller to-lags bræt: hvilken struktur passer?

Hollandsk lov tillader begge dele. I en tostrenget struktur leder en bestyrelse virksomheden, og et separat tilsynsråd (raad van commissarissen) fører tilsyn med den; i en enstrenget struktur sidder ledende og ikke-udøvende direktører sammen i én bestyrelse.

Det todelte bestyrelsesmøde

Den todelte bestyrelse er den traditionelle hollandske model. Direktionen (bestuur) leder virksomheden. Bestyrelsen fører tilsyn med ledelsen og den generelle gang i anliggenderne og rådgiver direktionen.

Bestyrelsesmedlemmer skal også handle i selskabets interesse. De er ikke repræsentanter for de aktionærer, der har udpeget dem. Deres pligt er at føre tilsyn uafhængigt, stille kritiske spørgsmål og være behørigt informeret.

Det ensrettede bestyrelsespanel

Siden 1. januar 2013 har et bv eller nv kunnet vælge en enstrenget bestyrelse (artikel 2:129a og artikel 2:239a i BW). Direktørerne leder virksomheden, mens de ikke-udøvende direktører fører tilsyn.

Loven kræver, at formanden for en enstrenget bestyrelse er en ikke-udøvende direktør, og at opgavefordelingen er nedfældet i vedtægterne eller bestyrelsesreglerne. Enstrengsmodellen vælges ofte af internationale grupper, der er bekendt med den, men den kræver klare aftaler om information og ansvar. I princippet deler alle direktører et kollektivt ansvar, hvilket gør en korrekt opgavefordeling vigtig for de ikke-udøvende direktører.

Hvornår er en tilsynsstruktur obligatorisk?

For de fleste private virksomheder er et tilsynsråd valgfrit. Det bliver obligatorisk under ordningen for store virksomheder (structuurregime), når en virksomhed opfylder de lovpligtige kriterier i tre på hinanden følgende år.

Disse kriterier er kort sagt: udstedt kapital og reserver over en lovpligtig tærskel, et samarbejdsudvalg oprettet i henhold til en juridisk forpligtelse og mindst 100 ansatte i Holland (artikel 2:153 og 2:263 i BW). En virksomhed under ordningen skal have et tilsynsråd eller et enstrenget bestyrelsesråd med sammenlignelige beføjelser. Tilsynsrådet får derefter beføjelser, såsom at udnævne og afskedige direktører i den fulde ordning, og samarbejdsudvalget får ret til at indstille en tredjedel af tilsynsdirektørerne. Der er undtagelser og en lempet ordning for visse internationale grupper.

Hvem bestemmer hvad: aktionærer, bestyrelse og tilsynsførende?

Generalforsamlingen udpeger og afskediger direktører, godkender årsregnskabet og træffer beslutning om ændringer af vedtægterne. Bestyrelsen leder og repræsenterer selskabet.

For et bv skal generalforsamlingen afholdes mindst én gang om året inden for seks måneder efter regnskabsårets udløb (artikel 2:218 i BW). Vedtægterne kan give generalforsamlingen beføjelse til at give instrukser til bestyrelsen. Bestyrelsen skal følge disse instrukser, medmindre de er i konflikt med selskabets interesser (artikel 2:239(4) i BW).

De fleste rammer tilføjer en liste over forbeholdne sager: beslutninger, der kræver forudgående godkendelse af generalforsamlingen eller bestyrelsen. Eksempler er opkøb over et fastsat beløb, optagelse af betydelig gæld, indtræden i nye markeder og udnævnelse af den øverste ledelse. Sådanne godkendelsesrettigheder fungerer internt. Over for tredjeparter kan en direktør, der er bemyndiget til at repræsentere virksomheden, generelt stadig forpligte den, selv uden intern godkendelse (artikel 2:240(3) i BW). Vores artikel om aktionæroverenskomsten forklarer, hvordan aktionærer kan indgå yderligere aftaler indbyrdes.

Hvordan registrerer man beslutningsrettigheder?

Sæt de grundlæggende regler i vedtægterne og detaljerne i bestyrelsesregler og en godkendelsesmatrix. Det holder vedtægterne stabile, mens de daglige regler kan justeres.

En praktisk godkendelsesmatrix angiver, for hver type beslutning, hvem der forbereder den, hvem der beslutter, og hvem der skal godkende den, med beløbsgrænser og regler for medunderskrift. Den registrerer også, hvordan konflikter håndteres, og hvordan beslutninger føres i referat. Referater og beslutningsnotater er dit senere bevis på, at bestyrelsen har handlet med omhu.

Hvilke opgaver har direktører?

Bestyrelsesmedlemmer skal udføre deres pligter korrekt, handle i virksomhedens interesse og holde sig fra beslutninger, hvor de har en modstridende personlig interesse. Brud på disse pligter kan føre til personligt ansvar.

Interessekonflikter

En direktør med en direkte eller indirekte personlig interesse, der er i konflikt med selskabets interesser, må ikke deltage i forhandlinger og beslutningstagning (artikel 2:129(6) og artikel 2:239(6) i BW). Hvis der ikke kan træffes nogen bestyrelsesbeslutning som følge heraf, træffer bestyrelsen afgørelse, eller hvis der ikke er nogen, generalforsamlingen, medmindre andet er fastsat i vedtægterne.

Transaktioner med nærtstående parter, såsom en direktørs eget selskab eller en større aktionær, fortjener en separat procedure. Registrer, hvem der har erklæret interessen, hvem der har truffet beslutningen, og på hvilke vilkår. For børsnoterede selskaber tilføjer loven specifikke regler om væsentlige transaktioner med nærtstående parter.

Direktørernes ansvar

En direktør er kun ansvarlig over for selskabet, hvis vedkommende alvorligt kan bebrejdes (ernstig verwijt) for ukorrekt udførelse af sine pligter. Over for tredjeparter og i tilfælde af konkurs kan der gælde strengere regler.

I tilfælde af konkurs kan direktører holdes solidarisk ansvarlige for underskuddet, hvis de klart har udført deres pligter forkert, og dette er en væsentlig årsag til konkursen (artikel 2:248 i BW). Manglende korrekt regnskabsføring eller rettidig indgivelse af årsregnskaber skaber en juridisk formodning om, at opgaverne er udført forkert. Et privat selskab kan kun foretage udlodninger til aktionærer, hvis bestyrelsen godkender dem, og selskabet kan fortsætte med at betale sin gæld bagefter (artikel 2:216 i BW). Vores artikler om direktørers ansvar og om økonomisk sikkerhed inden for selskabsretten diskuterer disse risici mere detaljeret.

Et godt rammeværk reducerer disse risici. Det dokumenterer, hvilke oplysninger bestyrelsen havde, hvordan risiciene blev vurderet, og hvem der godkendte beslutningen. En decharge fra generalforsamlingen og en forsikring for bestyrelsesmedlemmer og funktionærer kan tilbyde yderligere beskyttelse, men kun inden for visse grænser.

Hvordan organiserer I risikostyring og intern kontrol?

Bestyrelsen er ansvarlig for at identificere de væsentligste risici og for kontroller, der holder dem inden for acceptable grænser. Bestyrelsen eller de ikke-udøvende direktører fører tilsyn med dette.

Mange virksomheder bruger anerkendte modeller, såsom COSO for intern kontrol, ISO 31000 for risikostyring og trelinjemodellen for sikring. I denne model ejer og styrer ledelsen risici, en risiko- eller compliance-funktion fastsætter politikker og udfordringer, og intern revision yder uafhængig sikring til bestyrelsen.

For en mindre virksomhed fungerer et enklere system: funktionsadskillelse for betalinger, et fire-øjne-princip over et fast beløb, en månedlig regnskabsafslutning og et kort risikoregister med ejerne. Det centrale punkt er, at bestyrelsen kan vise, at den kendte de vigtigste risici og handlede på dem.

Hvad skal du sørge for med hensyn til integritet og whistleblowing?

Arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte skal have en intern indberetningsprocedure for mistanke om forseelser i henhold til whistleblowerbeskyttelsesloven (Wet bescherming klokkenluiders). Indberettere er beskyttet mod repressalier.

En adfærdskodeks fastsætter reglerne for interessekonflikter, gaver og anti-bestikkelse. En rapporteringskanal fungerer kun, hvis folk har tillid til den. Det kræver fortrolig håndtering, en klar procedure for undersøgelse og et udvalg eller en bestyrelse, der følger op på rapporter og de indhøstede erfaringer.

Hvilken rolle spiller samarbejdsudvalget og andre interessenter?

En virksomhed med 50 eller flere ansatte i Holland skal oprette et samarbejdsudvalg (ondernemingsraad) i henhold til samarbejdsudvalgsloven (Wet op de ondernemingsraden, WOR). Samarbejdsudvalget har ret til at blive hørt om vigtige økonomiske beslutninger og ret til samtykke i forbindelse med vigtige ansættelsesregler.

Retten til rådgivning dækker beslutninger såsom overdragelse af kontrol, omorganisering, betydelige investeringer eller udnævnelse eller afskedigelse af en direktør (artikel 25 og artikel 30 i WOR). Rådgivningen skal anmodes om på et tidspunkt, hvor den stadig kan påvirke beslutningen. Retten til samtykke dækker ordninger såsom pension, arbejdstid og personaleovervågningssystemer (artikel 27 i WOR). Indbyg disse rettigheder i planlægningen af ​​beslutninger, ikke som en eftertanke.

Aktionærer udøver deres rettigheder på generalforsamlingen. Børsnoterede selskaber opretholder også en investordialog. Banker og andre finansieringskilder har ofte informations- og godkendelsesrettigheder i henhold til lånedokumentationen, hvilket bør afspejles i godkendelsesmatricen.

Hvilke rapporteringspligter gælder?

Alle bv'er og nv'er skal udarbejde årsregnskaber og, afhængigt af størrelsen, en ledelsesberetning og indgive disse til Handelskammeret (KvK). Større virksomheder skal også have regnskaberne revideret.

For et bv udarbejder bestyrelsen årsregnskabet inden for fem måneder efter regnskabsårets udløb; generalforsamlingen kan forlænge dette med op til fem måneder (artikel 2:210 i BW). Efter godkendelse skal regnskabet indgives til KvK inden for otte dage og under alle omstændigheder inden for tolv måneder efter regnskabsårets udløb. Forsinket indgivelse kan føre til en bøde og i tilfælde af konkurs til formodning om ukorrekt ledelse som nævnt ovenfor.

Bæredygtighedsrapportering i henhold til EU's direktiv om rapportering af bæredygtighed (CSRD) gælder for store og børsnoterede virksomheder. Omfanget og tidsplanen blev ændret af EU i 2025, så tjek om og hvornår din virksomhed er omfattet af det.

Hvornår gælder den hollandske kodeks for god selskabsledelse?

Kodeksen gælder for børsnoterede selskaber med registreret hjemsted i Holland. De skal i deres ledelsesberetning angive, om de overholder dens principper og bestemmelser om bedste praksis, og forklare eventuelle afvigelser.

Denne "følg eller forklar"-pligt har et lovgrundlag i artikel 2:391 i BW og det tilhørende dekret om indholdet af ledelsesberetningen. Den nuværende version af kodeksen er fra december 2022 og lægger større vægt på bæredygtig langsigtet værdiskabelse, mangfoldighed og virksomhedens kultur. Overvågningsudvalget for Corporate Governance rapporterer om, hvordan virksomheder anvender den.

Unoterede virksomheder er ikke bundet af kodeksen, men mange bruger den som reference, for eksempel når de forbereder sig på investorer eller et salg. Vælg de elementer, der passer til din størrelse, i stedet for at kopiere hele kodeksen.

Mangfoldighed i bestyrelsen

Siden 1. januar 2022 skal bestyrelsen for et børsnoteret nv bestå af mindst en tredjedel mænd og mindst en tredjedel kvinder. En udnævnelse, der ikke opfylder dette, er ugyldig.

Store NV'er og BV'er skal også sætte passende og ambitiøse mål for kønsbalancen i deres bestyrelse, bestyrelse og øverste ledelse, udarbejde en plan for at nå dem og årligt rapportere herom til Det Sociale og Økonomiske Råd (SER).

Hvilke EU-regler påvirker forvaltningen?

Udover hollandsk selskabsret er der flere EU-regler, der placerer ansvaret direkte hos bestyrelsen. De vigtigste vedrører databeskyttelse, cybersikkerhed og kunstig intelligens.

• Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) kræver, at virksomheden kan påvise overholdelse af reglerne, i visse tilfælde udpeger en databeskyttelsesrådgiver og rapporterer databrud til den hollandske databeskyttelsesmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens) inden for 72 timer.
• NIS2-direktivet, som er implementeret i Holland gennem cybersikkerhedsloven (Cyberbeveiligingswet), kræver, at de omfattede enheder træffer cybersikkerhedsforanstaltninger, som ledelsesorganet godkender og fører tilsyn med.
• EU's AI-lov, som trådte i kraft den 1. august 2024 og finder anvendelse i faser, fastsætter pligter for virksomheder, der udvikler eller bruger AI-systemer, afhængigt af risikoniveauet.

Tildel ansvaret for hvert af disse områder til et navngivet bestyrelsesmedlem, og sørg for, at bestyrelsen modtager regelmæssige rapporter.

Hvordan skræddersyr du ledelsen til din virksomhed?

Hold rammerne proportionale. En startup har brug for klare beslutningsrettigheder og grundlæggende kontroller; en koncern med udenlandske datterselskaber har brug for et fælles grundlag med lokale tilføjelser.

Små virksomheder, scale-ups og familieforetagender

For mindre virksomheder er det væsentlige en klar fordeling af myndighed, enkle økonomiske kontroller og transparent rapportering til aktionærerne. Et rådgivende udvalg kan være et første skridt mod uafhængigt tilsyn, før investorer tiltræder.

I familieforetagender dækker ledelse også forholdet mellem familie og virksomhed: hvem der må arbejde i virksomheden, hvordan efterfølgere vælges, og hvilke udbytte- og afgangsregler gælder. Tidlig registrering af dette forhindrer konflikter mellem familiens grene senere.

Grupper og grænseoverskridende operationer

I en koncern fastsætter moderselskabet de grundlæggende politikker og de forbeholdne anliggender. Hvert datterselskabs bestyrelse skal stadig handle i sin egen virksomheds interesse.

Den spænding spiller en rolle i praksis. En instruktion fra moderselskabet, der skader datterselskabet, for eksempel ved at flytte aktiver ud af det, kan udsætte datterselskabets direktører for ansvar. Før et centralt enhedsregister med direktører, underskrivere og indleveringsdatoer, og sørg for, at lokale bestyrelser rent faktisk mødes og træffer beslutninger.

Fonde og foreninger

Siden den 1. juli 2021 har loven om forvaltning og tilsyn af juridiske enheder (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) anvendt lignende regler om pligter, interessekonflikter og ansvar på fonde og foreninger.

Hvordan opbygger man et styringsrammeværk trin for trin?

Start med den juridiske struktur og tildeling af myndighed, og tilføj derefter risikostyring, rapportering og gennemgang. Hold hvert trin dokumenteret.

• Kortlæg den juridiske struktur: enheder, vedtægter, aktionæroverenskomst og eventuelle gældende lovbestemmelser, såsom ordningen for store selskaber.
• Tildel myndighed: bestyrelsesstruktur, reserverede sager, godkendelsesmatrix og underskriftsregler.
• Vedtag kernepolitikkerne: adfærdskodeks, interessekonflikter, whistleblowing, privatliv og cybersikkerhed.
• Opsæt risikostyring og intern kontrol med ejere og regelmæssig rapportering til bestyrelsen.
• Planrapportering: årsregnskaber, indleveringsfrister og, hvor det er relevant, bæredygtighedsrapportering.
• Uddan direktører og ledere, og gennemgå rammerne hvert år og efter hver væsentlig hændelse.

Hvilke fejl bør du undgå?

Det mest almindelige problem er et rammeværk, der kun findes på papiret. Regler, der ikke følges, kan bruges mod bestyrelsen senere.

Andre hyppige fejl er uklare beslutningsrettigheder, godkendelseskrav i vedtægterne, som ingen tjekker, bestyrelsesmøder uden referater, interessekonflikter, der ikke er oplyst, og rettigheder i samarbejdsudvalg, der glemmes, indtil der allerede er truffet en beslutning. Hver af disse kan føre til en tvist med aktionærerne, en indsigelse mod beslutningen eller erstatningskrav.

Sammenfattende

• Et rammeværk for corporate governance fastlægger, hvem der træffer beslutninger, hvem der fører tilsyn, og hvordan bestyrelsesmedlemmer redegør for deres beslutninger.
• I Holland findes kernereglerne i Bog 2 BW; den hollandske Corporate Governance Code gælder for børsnoterede selskaber på et "følg eller forklar"-princip.
• Bestyrelsesmedlemmer skal handle i virksomhedens interesse, herunder medarbejdernes, kreditorernes og andre interessenters interesser.
• Du kan vælge mellem en tostrenget og en enstrenget bestyrelse; ordningen for store virksomheder gør tilsyn obligatorisk.
• Registrer bemyndigelse i vedtægterne, bestyrelsesreglerne og en godkendelsesmatrix, og involver samarbejdsudvalget i tide.

De lovmæssige regler kan findes i bog 2 i den hollandske borgerlige lovbog.

Ofte stillede spørgsmål

Law & More rådgiver hollandske og internationale virksomheder om bestyrelsesstrukturer, vedtægter, godkendelsesregler og bestyrelsesopgaver gennem vores selskabsretsteamEr du usikker på, hvor du står? Fortæl os om din situation. Vi giver dig besked om dine muligheder inden for en arbejdsdag.