En fortrolighedsaftale i erhvervslivet er en kontrakt, hvor en eller flere parter lover ikke at videregive bestemte oplysninger og ikke at bruge dem til andre formål end det aftalte. I henhold til hollandsk lov er det ikke altid nødvendigt med en sådan aftale, fordi forretningshemmelighedsloven (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) har beskyttet ægte forretningshemmeligheder siden 23. oktober 2018, selv hvor intet var underskrevet. Men uden en kontrakt er andre følsomme oplysninger knap nok beskyttet, og det er svært at bevise et tab efter en lækage.
Kontrakten fortjener sin plads ved at besvare det, som loven lader stå åbent: hvad der præcist er fortroligt, hvor længe, hvem må se det, og hvad et brud koster. For selve dokumentet, klausul for klausul, se vores komplette guide til fortrolighedsaftalen.
Indholdsfortegnelse
Hvor stammer fortrolighedsforpligtelser fra i et hollandsk forretningsforhold?
En tavshedspligt kan følge af en kontrakt, af forretningshemmelighedsloven, af rimelighed og retfærdighed eller af et ansættelsesforhold. Disse fire kilder opererer uafhængigt, og den du støtter dig til, afgør, hvad du skal bevise.
En kontrakt, eller en fortrolighedsklausul i en bredere kontrakt, binder parterne på sine egne vilkår. Du skal blot vise, at oplysningerne falder inden for den aftalte definition, og at den anden part videregav eller brugte dem. Forretningshemmelighedsloven giver indehaveren af en forretningshemmelighed retsmidler mod enhver, der erhverver, bruger eller videregiver den ulovligt, herunder en part, der aldrig har underskrevet noget.
Rimelighed og retfærdighed i henhold til artikel 6:2 og 6:248 i den hollandske borgerlige lovbog (Burgerlijk Wetboek, BW) regulerer også forhandlingsparter og kontrakter, der ikke indeholder nogen hemmeligholdelse. Uden for ethvert forhold kan en part, der bevidst udnytter en anden virksomheds fortrolige oplysninger, være ansvarlig uden for kontrakt i henhold til artikel 6:162 i BW.
En medarbejder skal opføre sig som en god medarbejder i henhold til artikel 7:611 i BW, som omfatter skønsbeføjelser i arbejdsgiverens anliggender. I henhold til artikel 7:678 i BW er videregivelse af forretningsoplysninger, som medarbejderen var forpligtet til at holde hemmelige, en hastende grund til opsigelse (opsigelse op staande voet).
Hvad beskytter forretningshemmelighedsloven uden en kontrakt?
Loven beskytter oplysninger, der er hemmelige, kommercielt værdifulde, fordi de er hemmelige, og underlagt rimelige foranstaltninger for at holde dem hemmelige. De tre betingelser, der er taget fra direktiv (EU) 2016/943, er kumulative: hvis én af dem ikke opfyldes, lukkes den lovpligtige rute.
I praksis afgør den tredje betingelse sager. Adgangsbegrænsninger, en dokumenteret "need-to-know"-politik, markerede dokumenter, datarumslogfiler og underskrevne fortrolighedsaftaler gør en påstand om hemmeligholdelse til en beviselig kendsgerning. En prismodel, der cirkulerer som et ubegrænset regneark, vil være vanskelig at præsentere for en domstol som en beskyttet hemmelighed.
Erhvervelse, brug eller videregivelse er ulovlig, hvis det involverer uautoriseret adgang eller kopiering, adfærd i strid med redelig handelspraksis eller brud på en fortrolighedspligt. En tredjepart, der vidste eller burde have vidst, at hemmeligheden stammede fra en sådan overtrædelse, er også ansvarlig, hvilket giver mulighed for et krav mod en ny arbejdsgiver såvel som den afgående medarbejder.
Loven giver også plads. Uafhængig opdagelse og reverse engineering af et lovligt fremstillet produkt er lovligt, medmindre en kontrakt gyldigt begrænser reverse engineering. En domstol skal afvise et krav, hvor videregivelsen tjente ytringsfriheden, afslørede uretmæssigheder i offentlighedens interesse eller var en del af medarbejderrepræsentation, og ingen kontrakt kan udelukke disse forsvar.
Hvad tilføjer en fortrolighedsaftale ud over den lovmæssige beskyttelse?
En kontrakt dækker følsomme oplysninger, der ikke er en forretningshemmelighed, og den fastsætter formålsgrænser, regler for videregivelse, returafgifter og valg af lov og domstol. En tilbudt udbudspris, identiteten af en potentiel køber eller eksistensen af forhandlinger kan muligvis ikke kvalificere som forretningshemmeligheder, men hver især kan de forårsage skade i de forkerte hænder.
Aftalen begrænser brugen til det aftalte formål, navngiver de rådgivere, koncernselskaber og underleverandører, der må modtage oplysningerne, fastsætter, hvornår materialer skal returneres eller destrueres, og afgør, hvilken lov der gælder, og hvilken domstol eller voldgiftsret der træffer afgørelse. Underskrift og håndhævelse af sådanne aftaler er også bevis for de rimelige foranstaltninger, som forretningshemmelighedsloven kræver.
Hold øje med senere kontrakter. En aktiekøbs-, service- eller aktionæraftale har ofte sin egen fortrolighedsklausul og en hel aftaleklausul, som kan erstatte den tidligere aftale på mindre gunstige vilkår, medmindre du angiver andet. Vores oversigt over typerne af kommercielle aftaler i henhold til hollandsk lov forklarer, hvordan disse dokumenter hænger sammen.
Hvordan beskytter I information under forhandlinger og due diligence?
Underskriv før det første substansmøde og oplys i etaper. Pligten til rimelighed og retfærdighed mellem forhandlingsparterne er åben og svær at håndhæve hurtigt, og når en aftale ser reel ud, er informationen normalt blevet delt.
I en opkøbs- eller investeringsrunde er køberen normalt aktiv på det samme marked. Offentliggør først en anonymiseret profil, derefter aggregerede finansielle oplysninger, og først efter en hensigtserklæring kundens kontrakter, marginer og personaledata. Et datarum med individuelle login-registre, hvem der har kigget på hvad. Se vores artikel om due diligence i hollandske fusioner og opkøb.
Tilføj en tavshedspligt for dine medarbejdere og kunder, da fortrolighed alene ikke forhindrer den anden part i at henvende sig til din kommercielle direktør. Sørg for, at pligten overlever forhandlingernes afslutning; reglerne om afbrydelse af forhandlinger i Holland håndterer den anden halvdel af problemet.
Hvordan holder du information sikker i forsyningskæden?
Kræv, at din modpart pålægger sine underleverandører de samme forpligtelser og forbliver ansvarlig for dem som for sin egen adfærd. Ellers ville du være nødt til at sagsøge en underleverandør uden kontrakt på det strengere lovkrav.
Angiv de lande eller enheder, som oplysninger kan overføres til. Bemærk også, at en fortrolighedsaftale ikke er en databehandleraftale (verwerkersovereenkomst): Hvor den anden part behandler personoplysninger efter dine instruktioner, kræver artikel 28 i GDPR en separat aftale, og den hollandske databeskyttelsesmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens) fører tilsyn med overholdelsen. Vores artikel om databehandleraftalen i Holland beskriver, hvad den skal indeholde.
Hvordan beskytter du fortrolige oplysninger mod dine egne medarbejdere?
En fortrolighedsklausul binder en medarbejder under og efter ansættelsen, men den holder dem ikke væk fra en konkurrent. I modsætning til en konkurrenceklausul kræver den ingen særlige formaliteter for at være gyldig.
Viden, der tilegnes som almindelig faglig færdighed, tilhører medarbejderen; konkrete, identificerbare oplysninger tilhører arbejdsgiveren. For at holde nogen ude af markedet skal du bruge en konkurrenceklausul (concurrentiebeding) eller en kundeklausul (relatiebeding) i henhold til artikel 7:653 i BW: skriftligt og, i en tidsbegrænset kontrakt, med en skriftlig erklæring om den vægtige forretningsmæssige interesse. Se vores artikel om konkurrenceklausuler i henhold til hollandsk ansættelsesret.
En bod i en ansættelseskontrakt skal overholde artikel 7:650 i BW: skriftligt angive de regler, hvis overtrædelse straffes, og størrelsen af bøden, og bøden må ikke direkte eller indirekte gavne arbejdsgiveren. For medarbejdere, der tjener mere end den lovpligtige mindsteløn, kan parterne skriftligt fravige dele af denne. For samme overtrædelse kan arbejdsgiveren kræve enten bod eller erstatning, ikke begge dele.
På den sidste arbejdsdag skal du gendanne enheder, tilbagekalde adgang og gemme logfiler for postkasser og filoverførsler, inden du lukker konti. Hvis en medarbejder videresender dokumenter til en privat adresse kort før sin fratrædelse, er disse logfiler normalt hele sagen.
Hvad gør en hollandsk domstol med en bodsklausul?
Retten anvender klausulen, men i henhold til artikel 6:94 i BW kan den nedsætte straffen, hvis det er klart rimeligt. En bødeklausul (boetebeding) skåner dig for at bevise det økonomiske tab ved en lækage, hvilket ofte er meget vanskeligt.
I henhold til artikel 6:92 i BW erstatter boden lovpligtig erstatning, så det skal udtrykkeligt fremgå af aftalen, om du også ønsker at kræve erstatning for dit faktiske tab. I henhold til artikel 6:93 i BW forfalder boden først efter en misligholdelsesmeddelelse, hvor et erstatningskrav ville kræve en sådan, medmindre andet er fastsat i klausulen. Højesteret (Hoge Raad) forventer, at domstolene bruger beføjelsen til at nedsætte med tilbageholdenhed.
En trindelt klausul fungerer bedre end ét engangsbeløb: et fast beløb pr. brud, et dagligt beløb for et vedvarende brud, et samlet loft og et udtrykkeligt forbehold for yderligere erstatning og et påbud. Et enkelt stort beløb, der behandler en vildledt e-mail som tyveri af en kundedatabase, indbyder til reduktion.
Hvad skal man gøre, når fortrolige oplysninger lækker?
Sikr dig beviserne, send en skriftlig meddelelse, og gå til dommeren med speciale i foreløbige afgørelser (voorzieningenrechter) i en summarisk retssag (kort geding), hvis bruddet fortsætter. Hastighed og beviser afgør disse sager.
Sikr først adgangslogfiler, downloadhistorik, e-mailtrafik og datarummets revisionsspor, lovligt og før du konfronterer nogen. Send derefter en meddelelse med forpligtelsen, fakta, et krav om at ophøre med og returnere materialet samt en frist; det fastsætter også den misligholdelse, som artikel 6:93 i BW kan kræve.
Dommeren kan beordre den anden part til at stoppe med at bruge oplysningerne, udlevere eller destruere kopier og identificere modtagere, og kan holde oplysningerne hemmelige fra den offentlige del af sagen. Hvis bevismateriale kan forsvinde, kan der anmodes om en bevisbeslaglæggelse (bewijsbeslag). I sagens substans kan retten tilkende erstatning, herunder et rimeligt licensgebyr, og beordre offentliggørelse af dommen. Forsætlig videregivelse fra en person, der er bundet af tavshedspligt, kan også være en strafbar handling i henhold til artikel 273 i den hollandske straffelov (Wetboek van Strafrecht).
Hvilke fejl koster virksomheder deres beskyttelse?
For sent underskrift, en vag definition, et dårligt valgt udtryk og en kontrakt, som ingen håndhæver. En aftale underskrevet efter informationen blev delt, genopretter ikke din position.
En definition af "alle oplysninger, der videregives", giver retten intet at arbejde med; en liste med kun tekniske tegninger efterlader kommercielle oplysninger ubeskyttede. Brug kategorier med konkrete eksempler og en bekræftelsesprocedure for mundtlige oplysninger.
Hollandsk lov fastsætter ingen maksimal varighed; to til fem år er en konvention. Tilpas varigheden til informationens kommercielle levetid. En forretningshemmelighed forbliver beskyttet i henhold til loven, så længe den forbliver hemmelig. Forpligtelser, som ingen overvåger eller håndhæver, underminerer også dit argument om, at du har taget rimelige foranstaltninger; se vores artikel om beskyttelse af forretningshemmeligheder.
Hvad skal du som oplysende part kontrollere?
- At aftalen underskrives inden det første væsentlige møde eller den første adgang til datarummet.
- At definitionen oplister informationskategorier med konkrete eksempler.
- Den videregivelse til rådgivere og underleverandører kræver lige så strenge vilkår, hvor din modpart er ansvarlig for dem.
- At bodsklausulen er trindelt, skal betales uden varsel og forbeholder sig yderligere erstatning i henhold til artikel 6:92 i BW.
- At der er indgået en separat databehandleraftale i henhold til artikel 28 i GDPR, hvis personoplysninger deles.
Hvad skal du som modtager kontrollere?
- At formålsbegrænsningen stadig giver dig mulighed for at udføre den vurdering eller det arbejde, du blev engageret til.
- De oplysninger, du allerede kendte, udviklede uafhængigt eller som er offentlige, falder uden for definitionen.
- At perioden slutter på en fast dato i stedet for at løbe på ubestemt tid.
- At straffen er forholdsmæssig og har et loft, givet rettens beføjelse til at nedsætte straffen i henhold til artikel 6:94 i BW.
- At retur- og destruktionsafgifter giver dig mulighed for at beholde de kopier, der kræves i henhold til loven, eller som automatiske sikkerhedskopier.
Hvad kan vi gøre for dig med en fortrolighedsaftale?
Vores virksomhedsadvokater agerer for både videregivende og modtagende parter i transaktioner, forsyningskæder og ansættelsesforhold.
- Vi udarbejder eller gennemgår fortrolighedsaftalen, herunder definition, begreb og bodsklausul.
- Vi undersøger, hvordan det interagerer med senere aktiekøb, tjenesteydelser eller aktionæraftaler.
- Vi udarbejder flow-down-klausulen for underleverandører og databehandleraftalen i henhold til artikel 28 i GDPR.
- Vi sikrer beviser efter en lækage og sender en misligholdelsesmeddelelse.
- Vi indleder en summarisk sagsbehandling for dommeren i sagen eller en bevisbeslaglæggelse.
Resumé
- Loven om forretningshemmeligheder beskytter ægte forretningshemmeligheder uden en kontrakt, men kun hvis du har taget rimelige foranstaltninger for at holde dem hemmelige.
- En fortrolighedsaftale dækker også følsomme oplysninger, der ikke er en forretningshemmelighed, begrænser deres brug og regulerer videregivelse.
- Underskriv før du deler, definer oplysningerne efter kategori, og match termen med dens kommercielle levetid.
- En bodsklausul skåner dig for at bevise dit tab, men i henhold til artikel 6:94 i BW kan retten reducere den.
- Efter en lækage skal du først sikre beviserne, sende en skriftlig meddelelse, og overvej summarisk retsforfølgning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor længe varer en fortrolighedsaftale typisk?
Der er ingen lovbestemt periode. En periode på to til fem år er en almindelig konvention, ikke en juridisk regel. Det vigtige er, at varigheden stemmer overens med den kommercielle levetid for de oplysninger, du beskytter.
Hollandsk lov fastsætter ingen fast maksimumsperiode, så en tidsbegrænset periode er ikke automatisk ugyldig, men jo længere man bevæger sig fra det øjeblik, hvor informationen havde reel kommerciel værdi, desto vanskeligere er forpligtelsen at håndhæve. Derfor anbefaler vi en klar slutdato, der afspejler, hvor længe informationen realistisk set vil forblive følsom og kommercielt værdifuld.
Hvad hvis nogen nægter at underskrive?
Del så ikke følsomme oplysninger endnu. En afvisning kan blot afspejle en politik fra den anden side, for eksempel en stor virksomhed, der kun underskriver sin egen skabelon, men det kan også betyde, at den anden side ønsker at holde hænderne frie.
Spørg hvorfor, og tilbyd en gensidig aftale eller den anden sides skabelon med din egen definition af fortrolige oplysninger. Indtil noget er underskrevet, så del kun det, du kunne leve med at se andre steder . Husk, at loven om forretningshemmeligheder samt rimelighed og retfærdighed stadig gælder, men de beskytter mindre end en kontrakt gør.
Er en tavshedspligtsaftale stadig gyldig efter ansættelsens ophør?
Ja, hvis aftalen siger det. En veludformet fortrolighedsaftale eller fortrolighedsklausul fastslår, at pligten fortsætter efter ansættelsesforholdets eller forretningsforholdets ophør. Udover kontrakten beskytter loven om forretningshemmeligheder fortsat ægte forretningshemmeligheder.
For at undgå enhver tvivl bør kontrakten eksplicit angive, at pligten til at beskytte fortrolige oplysninger fortsætter i hele den periode, der er angivet i fortrolighedsaftalen, uanset personens ansættelsesstatus. En tidligere medarbejder kan stadig bruge generel viden og færdigheder, men ikke konkrete, beskyttede oplysninger om din virksomhed.
