Udarbejdelse af kommercielle aftaler i henhold til hollandsk lov tager udgangspunkt i en bred kontraktfrihed: en aftale opstår ved tilbud og accept i henhold til artikel 6:217 i Burgerlijk Wetboek og kræver generelt ingen særlig form for at være bindende. Arbejdet med at udarbejde aftalen handler derfor ikke om at gøre den gyldig, men om at gøre den præcis, håndhævelig over for den rette part og modstandsdygtig over for den måde, en hollandsk domstol senere vil læse den på. Denne artikel beskriver, hvad det kræver i praksis.
De fem afsnit nedenfor følger den rækkefølge, hvori kontraktproblemer faktisk opstår: hvem er bundet og under hvilken lov, hvordan den kommercielle aftale er beskrevet, hvis generelle vilkår gælder, hvordan risikoen fordeles, og hvilke udarbejdelsesvaner der forårsager flest retssager. Uanset om du tilpasser en engelsksproget skabelon eller starter fra en blank side, er det her, hollandsk lov enten vil understøtte din tekst eller arbejde imod den.
Få rådgivning inden aftalen er indgået
Juridisk rådgivning er mest værd, før de kommercielle vilkår er fastlagt. Når pris, omfang og tidslinje er aftalt i et term sheet eller en hensigtserklæring, er der stort set ingen mulighed for at ændre dem, og hollandsk lov giver dette stadie vægt: forhandlinger, der er nået et fremskredent punkt, kan ikke altid afbrydes frit, og en part, der forlader aftalen på det forkerte tidspunkt, kan blive ansvarlig for den anden parts omkostninger eller, undtagelsesvis, for dens tabte fortjeneste. En kontraktadvokat, der inddrages på det tidspunkt, kan stadig forme aftalen; efter underskriften kan den samme advokat kun vurdere skaden.
De øjeblikke, der pålideligt berettiger juridisk rådgivning om en kontrakt, er dem, hvor balancen ændrer sig: når modparten fremsætter sine egne standardvilkår, når værdien eller varigheden af aftalen er betydelig, når personoplysninger eller intellektuel ejendom skifter hænder, og når kontrakten krydser en grænse. I disse situationer er omkostningerne ved gennemgangen en brøkdel af den eksponering, den dækker.
Hvem er bundet, og hvilken lov gælder
Det første væsentlige spørgsmål i enhver kommerciel aftale er, om de parter, der er nævnt i den, er de parter, du mener, du indgår kontrakt med. Brug virksomhedens fulde vedtægtsmæssige navn og juridiske form, hent registreringsnummeret fra handelskammerets register, og kontroller, at den enkelte underskriver er bemyndiget til at gøre det. For en besloten vennootschap repræsenterer bestyrelsen virksomheden, og hver direktør er individuelt bemyndiget, medmindre vedtægterne eller registeret angiver andet, så en begrænsning registreret hos handelskammeret kan påberåbes mod dig. Hvor bemyndigelse mangler, er virksomheden ikke bundet, medmindre den har skabt indtryk af bemyndigelse, og det er langt dyrere at afvikle denne tvist end at kontrollere registeret på forhånd.
Gældende lov, værneting og sprog
For kontrakter med et internationalt element bestemmes den lov, der finder anvendelse på kontrakten, af Rom I-forordningen, som giver parterne mulighed for udtrykkeligt lovvalg, og jurisdiktion mellem EU-medlemsstater følger forordning 1215/2012 (omarbejdning af Bruxelles I), som ligeledes respekterer et gyldigt valg af værneting. Foretag begge valg eksplicit og i separate bestemmelser; at overlade dem til standardtilknytningskriterierne indleder en indledende tvist om, hvor sagen hører hjemme, før nogen når frem til sagens realitet.
To punkter overses rutinemæssigt. Ved internationalt køb af varer gælder Wienerkøbskonventionen i sig selv mellem parter etableret i forskellige kontraherende stater, så hvis du ikke ønsker det, skal du udtrykkeligt udelukke det i stedet for at antage, at hollandsk national ret finder anvendelse. Og en kontrakt kan udarbejdes på engelsk, mens den er underlagt hollandsk lov, men ordene vil så blive læst med hollandske øjne: det, parterne med rimelighed kunne tilskrive hinanden under omstændighederne, vejer tungere end den ordbogsmæssige betydning af klausulen. Udtryk lånt fra almindelig ret, såsom skadesløsholdelse, følgeskader eller best enforcements, har intet fast hollandsk indhold og bør defineres i selve kontrakten.
Formkrav og skriftlig dokumentation
De fleste kommercielle aftaler er gyldige uden nogen formalitet, og hollandsk lov accepterer en mundtlig aftale som bindende. Det handler om gyldighed, ikke om visdom: den part, der gør en aftale gældende, skal bevise den. En begrænset gruppe af transaktioner kræver en bestemt form, især overdragelse af registreret ejendom og overdragelse af aktier i en besloten vennootschap, som begge kræver et notarielt dokument, og en konkurrenceklausul i en ansættelseskontrakt, som skal aftales skriftligt.
Beskrivelse af aftalen før tilføjelse af det juridiske lag
Kontraktens kommercielle kerne bør skrives før standardteksten. Angiv hvem der leverer hvad, hvornår, i henhold til hvilken standard, og hvad den anden part betaler. En definitionsklausul fortjener kun sin plads, når de definerede termer derefter bruges konsekvent; en definitionsliste, der modsiger de operative klausuler, er en kilde til tvister snarere end en løsning på dem.
For tjenester og udviklingsarbejde ligger værdien i acceptmekanismen: hvad der leveres, hvem tester det, efter hvilke kriterier, inden for hvilken periode, og hvad der sker, hvis accepten tilbageholdes. Serviceniveauer er kun værd at aftale, hvis kontrakten også angiver, hvad konsekvensen af at ikke opfylde dem er. Uden det er et serviceniveau en beskrivelse snarere end en forpligtelse.
Pris, betalingsbetingelser og varighed
Angiv prisen eller takststrukturen, valutaen, momsbehandlingen og forfaldstidspunktet. Hollandsk lov fastsætter her ydergrænser, som en kontrakt ikke blot kan tilsidesætte. Hvor der ikke er aftalt en betalingsfrist mellem virksomheder, forfalder betalingen inden for tredive dage, og en aftalt frist må ikke overstige tres dage, medmindre parterne kan påvise, at en længere frist ikke er åbenbart urimelig over for kreditor. Siden 1. juli 2022 må en stor virksomhed, der indgår kontrakt med en lille eller mellemstor leverandør, slet ikke aftale en betalingsfrist på over tredive dage, og en længere frist er ugyldig og omdannes til tredive dage. Forsinket betaling medfører den lovpligtige kommercielle rente i artikel 6:119a BW, hvis sats fastsættes ved ministeriel regulering to gange om året og offentliggøres i Staatscourant sammen med et fast inkassogebyr.
For kontrakter af ubestemt varighed skal det udtrykkeligt angives, om og hvordan de kan opsiges. Hollandsk retspraksis fastslår, at en løbende aftale uden en opsigelsesklausul i princippet kan opsiges, men at rimelighed og retfærdighed kan kræve en rimelig opsigelsesfrist eller kompensation, afhængigt af hvor længe forholdet varede, og hvor meget den anden part investerede i det. En klausul, der afgør dette på forhånd, er en af de mest værdifulde bestemmelser i en distributions- eller leveringskontrakt.
Generelle vilkår og betingelser: hvis sæt gælder
Hollandsk lov behandler generelle vilkår og betingelser (algemene voorwaarden) som en separat ordning, og det er den del af kontraktudformningen, som virksomheder oftest tager fejl af. Hvor begge parter henviser til deres egne standardvilkår, prioriterer artikel 6:225 lid 3 BW det sæt, der henvises til først, medmindre den anden henvisning udtrykkeligt afviser det første. En kort, eksplicit afvisning i ordrebekræftelsen afgør derfor et spørgsmål, som mange parter antager blev afgjort af den, der talte sidst.
Den anden regel vedrører tilgængelighed. Almindelige vilkår kan annulleres, hvis brugeren ikke har givet den anden part en rimelig mulighed for at gøre sig bekendt med dem, hvilket i praksis betyder at udlevere dem før eller på tidspunktet for kontraktindgåelsen eller at gøre dem elektronisk tilgængelige i en form, der kan lagres. Henvisning til et sæt, der er indleveret til Handelskammeret eller et justitskontor, er kun tilstrækkeligt, hvis udlevering ikke var rimelig mulig. Beskyttelsesreglerne om urimeligt byrdefulde klausuler, herunder de lovpligtige lister, er skrevet til forbrugere og små modparter; store virksomheder, der opfylder de lovpligtige tærskler, kan ikke påberåbe sig dem og skal i stedet stole på rimelighed og retfærdighed.
Risikofordeling: garantier, ansvar og force majeure
Garantier fastlægger de fakta, som hver part garanterer, såsom ejerskab af den leverede intellektuelle ejendom eller overholdelse af de regler, der gælder for varerne. Erstatningskrav fordeler, hvem der bærer krav fra tredjepart, og fordi udtrykket ikke har nogen fast hollandsk betydning, skal klausulen angive, hvad der udløser den, hvad den dækker, og hvordan den påberåbes. Ansvarslofter er i princippet håndhævelige og udtrykkes typisk som et multiplum af kontraktværdien eller de gebyrer, der er betalt i den foregående periode, men en domstol kan tilsidesætte en fritagelsesklausul i henhold til artikel 6:248 lid 2 BW, hvor påberåbelse af den ville være uacceptabel ud fra rimeligheds- og retfærdighedsstandarder. Dette sker frem for alt i tilfælde af forsæt eller bevidst hensynsløshed fra debitors eller dennes ledende ledelses side, hvilket er grunden til, at veludformede lofter udtrykkeligt udskiller disse tilfælde i stedet for at lade hele klausulen være eksponeret.
Intellektuel ejendom, fortrolighed og personoplysninger
Fastlæg, hvem der ejer, hvad der skabes i løbet af kontrakten, og hvad den anden part modtager: en overdragelse, en eksklusiv licens eller en begrænset brugsret. I henhold til hollandsk ophavsretslovgivning kræver en overdragelse en overdragelse, så en klausul, der kun angiver, at kunden ejer resultaterne, kan ikke nødvendigvis opnå den overdragelse, den beskriver. Fortrolighedsforpligtelser bør identificere, hvad der er beskyttet, og hvor længe, og hvor der er tale om forretningshemmeligheder, afhænger den lovpligtige beskyttelse af, at indehaveren har truffet rimelige foranstaltninger for at holde oplysningerne hemmelige, hvilket kontrakten kan bidrage til at dokumentere. Hvor personoplysninger udveksles, skal det fastslås, om parterne er dataansvarlige, eller om den ene behandler på vegne af den anden, og i sidstnævnte tilfælde skal det indgås den databehandleraftale, som GDPR kræver.
Ændringskontrol, opsigelse og force majeure
Aftal en skriftlig ændringsprocedure, og identificer, hvem der kan godkende en ændring på hver side, da de fleste tvister om omfanget begynder med en instruktion givet uformelt. Opsigelsesrettigheder bør skelne mellem opsigelse af bekvemmelighed, opsigelse på grund af misligholdelse og opsigelse ved insolvens, og bør angive opsigelsesvarslet og hvad der fortsætter. Force majeure er reguleret af artikel 6:75 i BW som en misligholdelse, men misligholdelsen er åben; en klausul, der angiver, hvilke begivenheder der kvalificerer, og angiver, hvad der sker med forpligtelser, der fortsætter, er mere nyttig end en generel henvisning til omstændigheder uden for parternes kontrol.
De formuleringsfejl, der forårsager tvister
Skabeloner er et udgangspunkt og ikke en løsning. Klausuler importeret fra en anden jurisdiktion overlever rutinemæssigt i hollandske kontrakter, hvor de ikke gør noget, såsom vederlagsklausuler, eller hvor de gør mindre end forventet, såsom en hel aftaleklausul: I henhold til hollandsk lov udelukker en sådan klausul ikke automatisk den prækontraktuelle korrespondance fra fortolkningen af kontrakten, fordi fortolkningen ser på, hvad parterne med rimelighed kunne forvente af hinanden under omstændighederne.
Det andet tilbagevendende problem er intern inkonsekvens. Løst anvendte definerede termer, et bilag, der modsiger hoveddelen uden en prioritetsklausul, frister udtrykt i arbejdsdage i én bestemmelse og kalenderdage i en anden: hver af disse giver en modpart fodfæste. Vage standarder såsom rimelig indsats eller hurtigst muligt overførsel af afgørelsen til en dommer; en dato, et nummer eller en navngiven person opbevarer den hos parterne.
For det tredje gælder manglende gennemtænkthed af forældelsesfrister og klagepligter. Et krav om opfyldelse eller erstatning i henhold til en kontrakt forældes generelt fem år efter, at kreditor blev opmærksom på kravet og debitor, og en køber, der opdager en mangel, skal reklamere inden for en rimelig tid eller miste retten til at påberåbe sig den. Kontrakter kan og gør det ofte forkorte disse frister; før man accepterer et kort anmeldelsesvindue, skal man undersøge, hvad der skal til for at opdage den pågældende mangel inden for det.
Hvad skal man gøre med sine egne kontrakter
En nyttig gennemgang starter med de dokumenter, du bruger mest: standardordrebekræftelsen, de generelle vilkår og betingelser og den ene eller de to aftaler, der udgør størstedelen af din omsætning. Kontroller, at navnene på enhederne og underskriverne er korrekte, at dine generelle vilkår faktisk udleveres i stedet for blot at være nævnt, at betalingsbetingelserne overholder de lovpligtige maksima, og at ansvarsloftet og opsigelsesklausulen siger, hvad du antager, de siger. De fleste af de tvister, vi ser, stammer fra disse fire punkter snarere end fra eksotiske redaktionelle spørgsmål.
Law & More udarbejder, gennemgår og forhandler kommercielle aftaler for virksomheder, der opererer i Holland, lige fra leverings- og distributionskontrakter til softwarelicenser og samarbejdsaftaler, på hollandsk og engelsk. Hvis du ønsker en eksisterende kontrakt eller et sæt generelle vilkår gennemgået inden den næste forhandling, kontakt osVores oversigt over handelsret i Holland og udarbejdelse af hollandske aftaler fastlægger den bredere ramme.
Hvordan Law & More kan hjælpe dig med dette, er forklaret på vores civil advokat .
