Fortrolighedsaftaler i henhold til hollandsk lov: hvornår en fortrolighedsaftale er bindende

En taushedsaftale (non-demand disclaimer) i henhold til hollandsk lov (geheimhoudingsovereenkomst) er en almindelig kontrakt, hvor en eller begge parter accepterer ikke at videregive definerede oplysninger og kun at bruge dem til et aftalt formål. Den er bindende uden formkrav, men den part, der påberåber sig den, skal bevise, hvad der blev aftalt, så i praksis giver kun en skriftlig taushedsaftale dig reel beskyttelse.

Om en domstol vil håndhæve den afhænger af fire ting: et defineret formål, en brugbar definition af de fortrolige oplysninger, undtagelser, der overholder loven, og retsmidler, som en domstol rent faktisk vil give. Den primære undtagelse, man skal huske på, er, at ingen fortrolighedsaftale kan stoppe en lovlig anmeldelse til politiet, en regulator eller en whistleblowerkanal.

Denne vejledning forklarer, hvordan fortrolighedsaftaler fungerer i Holland. Vi dækker, hvornår de er bindende, hvordan man definerer fortrolige oplysninger uden at gå for langt, hvor længe beskyttelsen kan vare, og hvilke videregivelser der altid skal være mulige. Vi forklarer også, hvordan en fortrolighedsaftale understøtter et krav i henhold til loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder, hvordan den relaterer sig til GDPR, og hvad en strafklausul kan og ikke kan gøre, herunder de separate regler for ansættelseskontrakter. Vi afslutter med håndhævelse, grænseoverskridende punkter og ofte stillede spørgsmål.

Hvad er en taushedsaftale (NDA) i henhold til hollandsk lov?

En fortrolighedsaftale er en kontrakt ligesom enhver anden. Den indgås gennem tilbud og accept, og den kræver ingen skriftlig dokumentation, ingen notarial dokumentation og ingen vederlag i engelsk rets forstand.

Det afgørende er, at forpligtelserne er tilstrækkeligt definerbare. Aftalen bør tydeliggøre, hvilke oplysninger der er dækket, til hvilket formål, hvor længe, ​​og hvad der sker, hvis forpligtelsen misligholdes.

Fortrolighedsaftaler findes i to former. En envejsaftale binder kun den part, der modtager informationen. Det passer til en situation, hvor den ene side har en prototype, en kundeliste eller et sæt tal, og den anden ikke har noget sammenligneligt at dele. En gensidig aftale binder begge parter. Det er almindeligt i fusionsforhandlinger, fælles udvikling og de fleste kommercielle forhandlinger, og det har en tendens til at resultere i en mere afbalanceret tekst, fordi begge sider skal leve med den.

I praksis er en fortrolighedsaftale den første af de kommercielle aftaler, du underskriver: før term sheet'et og længe før hovedkontrakten. Den skal normalt overleve, hvis den forhandling, den blev skrevet til, mislykkes. Dette punkt overses ofte. En fortrolighedsaftale er ikke et tilbehør til aftalen. Det er det dokument, der styrer, hvad der sker, når aftalen ikke går i opfyldelse, og den anden part stadig har alt, hvad du viste dem.

En veludformet fortrolighedsaftale (NDA) udfører også en anden funktion. I henhold til den hollandske lov om beskyttelse af forretningshemmeligheder kvalificerer information kun som en forretningshemmelighed, hvis der er taget rimelige skridt til at holde den hemmelig. Fortrolighedsaftalen er, sammen med adgangskontroller og en fortegnelse over, hvem der har modtaget hvad, det mest synlige af disse skridt. Den tjener derfor som bevis i en senere tvist, selv hvor ingen sagsøger på grund af selve kontrakten.

Hvornår vil en hollandsk domstol håndhæve en fortrolighedsaftale?

En hollandsk domstol håndhæver fortrolighedsforpligtelser, der er klare og forholdsmæssige. Det er vaghed, der modvirker dem.

Tag en tavshedspligtaftale, der definerer fortrolige oplysninger som alt, der nogensinde udveksles, ikke har nogen formålsbegrænsning, gælder på ubestemt tid mod alle oplysninger uanset deres værdi og pålægger en vilkårlig sanktion. En sådan tavshedspligtaftale er ikke automatisk ugyldig. Men hvert af disse træk giver retten en grund til at læse klausulen snævert, reducere straffen eller fastslå, at de pågældende oplysninger faldt uden for den.

Fem funktioner gør forskellen:

• Et erklæret formål. Formålet begrænser brugen, og det adskiller en almindelig kommerciel udveksling fra en generel spøg.
• En brugbar definition. De personer, der håndterer informationen i det daglige, skal kunne anvende den.
• Begrænset adgang. Kun dem, der har brug for oplysningerne, bør modtage dem, og medarbejdere, rådgivere og underleverandører skal acceptere de samme forpligtelser, før noget videregives.
• Standardundtagelserne. Disse dækker oplysninger, der allerede er offentlige, som modtageren allerede var i besiddelse af på lovlig vis, som de er udviklet uafhængigt, eller som de er lovligt indhentet fra en tredjepart. Aftalen bør også angive, hvem der skal bevise, at en undtagelse gælder; normalt er det modtageren.
• Forholdsmæssige retsmidler. En straf, der ikke har nogen relation til den beskyttede interesse, opfordrer retten til at reducere den.

Håndhævelsen har også en ydre grænse, som ingen udarbejdelse kan ændre. En klausul kan ikke håndhæves i et omfang, der forhindrer en part i at anmelde en lovovertrædelse, overholde en retskendelse eller en lovpligtig pligt, afgive sandfærdig vidneudsagn, når de er tvunget til det, eller foretage en beskyttet anmeldelse i henhold til whistleblowerbeskyttelsesloven (Wet bescherming klokkenluiders). Indbygning af disse undtagelser svækker ikke aftalen. At udelade dem gør det, fordi det giver anledning til argumentet om, at hele klausulen er i strid med den offentlige orden.

Hvordan definerer man fortrolige oplysninger uden at overdrive?

Definer det ud fra kategorier, der er knyttet til formålet med videregivelsen, ikke som "alt". Definitionen afgør de fleste tvister, og det er imod dig at gøre den så bred som muligt.

En definition, der dækker alt, giver modtageren ingen mulighed for at overholde reglerne og giver retten al mulig grund til at læse dem ned. En definition, der fungerer, opregner kategorier som teknisk knowhow og kildekode, design og prototyper, prisfastsættelse og marginer, kunde- og leverandørdata, forretningsplaner og, i en transaktion, selve forhandlingernes eksistens og indhold. I en aftale om private anliggender er kategorierne forskellige, men teknikken er den samme.

Skal mærkning være den eneste vej til beskyttelse?

Nej. I virkeligheden deles information i møder, demonstrationer og opkald, så en regel om, at kun stemplede dokumenter er fortrolige, udelukker det meste af det, der rent faktisk betyder noget.

Den brugbare standard er, at oplysninger er fortrolige, hvis de er markeret som sådan, eller hvis modtageren vidste eller med rimelighed burde have vidst, at de var fortrolige i betragtning af deres karakter og omstændighederne ved videregivelsen. Hvis mundtlige videregivelser skal bekræftes skriftligt, skal der fastsættes en periode, som folk realistisk kan overholde, og en manglende bekræftelse må ikke gøres fatal.

Hvad hører ellers hjemme i definitionsparagrafen?

Medtag standardundtagelserne, og angiv, hvem der bærer bevisbyrden. Udelad også modtagerens generelle færdigheder og erfaring. En klausul, der forsøger at forhindre en person i at bruge det, de har lært som professionel, er i det væsentlige ikke-håndhævelig, og det får ofte en domstol til at læse resten af ​​aftalen med mistanke.

Fortrolighed beskytter information, ikke kompetence. Hvis du vil begrænse konkurrencen, skal du sige det separat og acceptere de strengere regler, der gælder for konkurrenceklausuler.

Endelig skal det angives, at videregivelsen ikke overfører eller licenserer nogen intellektuel ejendom, og at modtageren ikke vil ansøge om rettigheder til det videregivne materiale. Hvis der faktisk er tilsigtet en licens, hører den hjemme i en licensaftale , ikke i en fortrolighedsklausul.

Hvor længe kan en fortrolighedsaftale gælde, og hvad må oplysningerne bruges til?

Brugen bør begrænses til det angivne formål, og varigheden bør afspejle typen af ​​information. For ægte forretningshemmeligheder kan forpligtelsen gælde, så længe informationen forbliver hemmelig.

Formål og varighed er de to mekanismer, der sikrer, at en fortrolighedsaftale er proportional. Reglen er bevidst enkel: brug er tilladt til det angivne formål og intet andet, og et nyt formål kræver skriftligt samtykke. Uden denne begrænsning begrænser en fortrolighedsaftale videregivelsen, men tillader stadig modtageren selv at bruge dine oplysninger. Det er normalt præcis, hvad du ønskede at forhindre.

Med hensyn til varighed skal der skelnes mellem aftalens løbetid og forpligtelsens løbetid. Aftalen kan ophøre, når forhandlingerne afsluttes; fortrolighedspligten bør fortsat gælde. For information, der hurtigt mister værdi, er en fast periode på et par år efter samarbejdets afslutning forholdsmæssig og lettere at håndhæve.

For ægte forretningshemmeligheder er der ingen grund til at fastsætte en slutdato. Den lovpligtige beskyttelse varer, så længe oplysningerne forbliver hemmelige. En kontraktuel slutdato kan endda læses som en indrømmelse af, at parterne ikke længere betragtede oplysningerne som en forretningshemmelighed efter denne dato.

Hvilke to bestemmelser fuldender billedet?

For det første bør forpligtelsen ophøre for oplysninger, der bliver offentlige uden modtagerens skyld. At beskytte det, som alle kan læse, tjener intet formål og får klausulen til at virke undertrykkende.

For det andet skal der være en ren og tydelig afslutning. Når formålet er opfyldt, eller på anmodning, returnerer eller sletter modtageren materialet på en sikker måde og bekræfter skriftligt, at dette er sket. Der bør gives en fornuftig undtagelse for kopier, der opbevares i sikkerhedskopier, og for materiale, der skal opbevares i henhold til en lovpligtig opbevaringspligt. Denne skriftlige bekræftelse er værd at have i sig selv. Det er også præcis den slags dokument, der senere viser de rimelige skridt, som loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder kræver.

Hvilke oplysninger skal en fortrolighedsaftale altid tillade?

En fortrolighedsaftale bør udtrykkeligt tillade seks former for offentliggørelse. Parterne er bedre stillet ved at skrive disse udtrædelser ind i aftalen end at diskutere dem senere.

1. Videregivelse til professionelle rådgivere, der selv er bundet af tavshedspligt: ​​advokater, revisorer, revisorer og i privat sammenhæng læger og terapeuter.
2. Videregivelse krævet af loven eller af en domstol, tilsynsmyndighed eller skattemyndighed. Kombinér dette med en pligt til at underrette den videregivende part på forhånd, hvor det er lovligt, og til at begrænse videregivelsen til det, der er påkrævet.
3. Sandfærdig vidneudsagn afgivet under tvang.
4. Indberetning af mistanke om kriminel adfærd eller en overhængende fare for politiet eller en kompetent myndighed.
5. En beskyttet indberetning i henhold til Whistleblower Protection Act. Denne lov har været gældende siden februar 2023 og forbyder enhver skade som følge af en indberetning. En kontraktbestemmelse, der står i vejen for en sådan indberetning, kan ikke håndhæves mod den indberettende person.
6. Intern videregivelse på et need-to-know-basis til personer, der har accepteret tilsvarende forpligtelser.

Dette er ikke indrømmelser. En aftale, der forsøger at lukke disse ruter, risikerer at blive læst som et forsøg på at hindre tilsyn eller retsforfølgning. En domstol, der står over for en sådan klausul, vil være mindre villig til at håndhæve de dele af aftalen, der er legitime.

Hvordan understøtter en fortrolighedsaftale loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder?

Fortrolighedsaftalen er ofte det primære bevis på, at du har taget rimelige skridt til at holde oplysninger hemmelige. Uden dette bevis kan oplysningerne muligvis slet ikke kvalificere som en forretningshemmelighed.

Den hollandske lov om beskyttelse af forretningshemmeligheder (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) implementerer EU's direktiv om forretningshemmeligheder. Den beskytter oplysninger, der opfylder tre kumulative betingelser:

• den er hemmelig, hvilket betyder, at den ikke er alment kendt eller let tilgængelig for personer, der normalt beskæftiger sig med den slags oplysninger;
• den har kommerciel værdi, fordi den er hemmelig; og
• det har været underlagt rimelige skridt, under omstændighederne, for at holde det hemmeligt.

Den tredje betingelse er den, der fejler i praksis, og den fejler, fordi intet blev dokumenteret.

Hvilke retsmidler giver loven dig?

Indehaveren af ​​en forretningshemmelighed kan gribe ind over for ulovlig erhvervelse, brug eller videregivelse. Retsmidlerne omfatter et påbud, tilbagekaldelse eller destruktion af krænkende varer og erstatning. Hollandsk procesret tillader også retten at begrænse adgangen til fortroligt materiale under sagen, således at håndhævelsen ikke ødelægger hemmeligheden.

Strafferetten kan også spille en rolle. Når en medarbejder eller tidligere medarbejder bevidst afslører forretningsoplysninger, som vedkommende var forpligtet til at holde hemmelige, kan det være en strafbar handling i henhold til artikel 273 i den hollandske straffelov.

Hvad bidrager NDA præcist med?

NDA understøtter alt dette på en specifik måde. Den identificerer de kategorier, der behandles som hemmelige. Den begrænser brugen til et formål. Den begrænser adgangen til identificerede personer, der har accepteret de samme pligter. Den pålægger håndterings- og sikkerhedskrav. Og den producerer et papirspor over, hvem der modtog hvad, og hvornår det blev returneret eller slettet.

Behold det spor. En modtagerlog, en dateret deponering eller forseglet specifikation, der beskriver omfanget af hemmeligheden uden at afsløre den, og bekræftelser på sletning ved afslutningen af ​​et projekt, forvandler en påstand til bevis. Vores sider om hollandsk lov om beskyttelse af forretningshemmeligheder og om, hvordan du beskytter dine forretningshemmeligheder, beskriver det bredere sæt af foranstaltninger.

Hvordan hænger en fortrolighedsaftale sammen med GDPR?

En fortrolighedsaftale erstatter ikke databeskyttelseslovgivningen. Hvis de fortrolige oplysninger indeholder personoplysninger, gælder GDPR på sine egne vilkår, og en fortrolighedsklausul er ikke et retsgrundlag for behandling.

De to instrumenter skal derfor afstemmes. Start med rollerne. Hvis den ene part behandler personoplysninger efter den anden parts instruktioner, er en databehandleraftale obligatorisk, og fortrolighedsaftalen kan ikke træde i dens sted. Hvis begge parter fastlægger formålene og midlerne, er de fælles dataansvarlige og skal registrere, hvem der udfører hvilken forpligtelse.

Anvend derefter databeskyttelsesprincipperne i selve fortrolighedsaftalen:

• kun dele de personoplysninger, som formålet kræver;
• forbyde genbrug til ikke-relaterede formål;
• begrænse adgang til navngivne roller;
• kræve passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger;
• fastsæt en konkret opbevaringsperiode i stedet for en ubestemt periode; og
• kræve returnering eller sikker sletning, med skriftlig bekræftelse, til sidst.

To yderligere punkter er relevante vedrørende følsomt materiale. Aftalen bør omhandle samarbejde om anmodninger fra registrerede, og ingen klausul må begrænse en persons udøvelse af sine rettigheder eller sin mulighed for at klage til tilsynsmyndigheden. Og hvis der sker et databrud, skal den dataansvarlige vurdere det og, hvor det er nødvendigt, underrette den hollandske databeskyttelsesmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens) uden unødig forsinkelse og, hvor det er muligt, inden for 72 timer. Fortrolighedsaftalen bør derfor forpligte den anden part til at informere dig straks, ikke kun efter sin egen interne undersøgelse. Hvis der er involveret personoplysninger i et hvilket som helst omfang, skal du søge specialistrådgivning om beskyttelse af personlige oplysninger, inden du underskriver.

Hvad kan en bodsklausul gøre, og hvordan adskiller den sig fra en dwangsom?

En kontraktlig bod (boetebeding) aftales mellem parterne og skal betales ved misligholdelse uden bevis for tab. En dwangsom er en tvangsydelse, som kun en domstol kan pålægge for at gennemtvinge overholdelse af en kendelse.

En fortrolighedspligt uden en troværdig konsekvens er vanskelig at håndhæve, fordi tabet forårsaget af en lækage er notorisk vanskeligt at kvantificere. Hollandsk lov tilbyder disse to instrumenter, og de forveksles ofte.

Hvordan fungerer kontraktlig bod?

I henhold til artikel 6:92 i den hollandske borgerlige lovbog erstatter bøden lovpligtig erstatning, medmindre andet er fastsat i kontrakten. En aftale, der ikke indeholder nogen bestemmelser om dette punkt, efterlader dig med bøden og intet mere. Angiv derfor udtrykkeligt, at bøden ikke berører din ret til at kræve fuld erstatning og påbud.

I henhold til artikel 6:94 i den borgerlige lovbog kan retten nedsætte en bøde, hvis det ville være åbenbart urimeligt at anvende den. Uforholdsmæssige beløb indbyder netop til dette. Forankre beløbet til en plausibel opfattelse af skaden, og overvej et fast beløb pr. overtrædelse for engangsoplysninger, et beløb pr. dag for en vedvarende overtrædelse og et loft over det samlede beløb.

Hvordan fungerer dwangsom?

Dwangsom pålægges af retten i henhold til artikel 611a i den hollandske retsplejelov for at tvinge overholdelse af en kendelse. Den kan ikke oprettes ved kontrakt; du anmoder om den sammen med et påbud. I praksis fungerer de to side om side: straffen kompenserer og afskrækker, og tvangsbetalingen tvinger overtrædelsen til at ophøre.

En modelformulering, tilpasset sagen, er, at modtageren for hver overtrædelse skylder en bod på et fastsat beløb, forhøjet med et fastsat beløb for hver dag, overtrædelsen fortsætter, og at boden ikke berører retten til at kræve fuld erstatning, opfyldelse og påbud.

Hvad ændrer sig, når fortrolighedsaftalen er med en medarbejder eller entreprenør?

For medarbejdere gælder lovpligtige regler om bodsklausuler, som tilsidesætter den sædvanlige kommercielle udarbejdelse. For entreprenører er de vigtigste problemstillinger intellektuel ejendomsret og overførsel af forpligtelser ned i kæden.

Det er her, standardklausuler kopieret fra kommercielle kontrakter går galt. En medarbejder har allerede en tavshedspligt som en del af forpligtelsen til at opføre sig som en god medarbejder. En skriftlig klausul er stadig værd at have, fordi den definerer omfanget og fortsætter med at gælde efter ansættelsens ophør.

Hvilke regler gælder for sanktioner i en ansættelseskontrakt?

I henhold til artikel 7:650 i den borgerlige lovbog skal en bodsklausul i en ansættelseskontrakt være skriftlig og skal specificere overtrædelsen og beløbet. Den skal præcist angive, hvor pengene går hen, og boden må ikke direkte eller indirekte gavne arbejdsgiveren. De bøder, der pålægges i løbet af en uge, må tilsammen ikke overstige en halv dags løn.

Parterne kan kun fravige destinationen, beløbet og det ugentlige maksimumsbeløb skriftligt, og kun hvis medarbejderen tjener mere end den lovpligtige mindsteløn. Selv da kan retten nedsætte en bøde, som den anser for at være for høj.

I henhold til artikel 7:651 i den borgerlige lovbog kan arbejdsgiveren ikke både pålægge sanktioner og kræve erstatning for samme handling; enhver klausul, der siger andet, er ugyldig. Den kommercielle refleks om at kumulere sanktioner med erstatning er derfor forkert i en ansættelseskontrakt.

Kan man kombinere fortrolighed med en konkurrenceklausul?

Hold dem adskilt. En konkurrence- eller kundeklausul har sine egne krav, herunder den skriftlige form og, i en tidsbegrænset kontrakt, en skriftlig redegørelse for de vægtige forretningsinteresser, der berettiger den. At skjule en handelsbegrænsning inde i en fortrolighedsklausul gør den ikke håndhævelig. Det gør fortrolighedsklausulen mistænkelig.

Hvad skal du aftale med entreprenører og bureauer?

Der er ingen lovpligtig overdragelse af intellektuel ejendomsret til klienten, så serviceaftalen skal udtrykkeligt indeholde bestemmelser om overdragelse. Fortrolighedsforpligtelsen skal også videregives til underkonsulenter, før der sker nogen videregivelse.

Håndter også den praktiske side. Giv minimal adgang i starten. Til sidst, gendan enheder og legitimationsoplysninger, træk adgangen tilbage, og indhent en skriftlig bekræftelse på sletning. En fortrolighedsaftale, der ikke stemmer overens med, hvordan organisationen rent faktisk håndterer oplysningerne, beviser meget lidt.

Gælder de samme regler for fortrolighedsaftaler i private forhold?

Ja. En privat fortrolighedsaftale er en kontrakt ligesom enhver anden, men begrænsningerne i den offentlige orden træder i kraft meget tidligere.

Sådanne aftaler bruges uden for erhvervslivet til at beskytte identiteter, beskeder, billeder eller eksistensen af ​​et forhold. Hollandsk lov behandler dem ikke som en separat kategori. De samme krav til klarhed, formål og proportionalitet gælder.

En privat aftale kan lovligt beskytte private oplysninger. Den kan ikke bruges til at skjule en lovovertrædelse, til at forhindre en anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, til at forhindre en person i at søge hjælp fra en advokat, en læge eller en terapeut, eller til at forhindre sandfærdig vidneudsagn, når der er tvunget til det. Disse undtagelser skal skrives ind i teksten. Forpligtelsen må heller ikke knyttes til seksuel adfærd som dens begrundelse; en aftale, der er udformet på denne måde, er i strid med den offentlige moral og vil ikke blive håndhævet.

To praktiske punkter følger. Hold omfanget snævert og kategorierne konkrete, fordi en bred gay-touch over et helt forhold både er uhåndhævelig og bevis for den ubalance, en domstol vil lede efter. Og hvor intime billeder eller andre personoplysninger er involveret, skal den samme datahygiejne anvendes som i en kommerciel sammenhæng: begræns, hvad der deles, begræns adgangen, og kræv sletning efter anmodning eller når formålet ophører. Ulovlig offentliggørelse af seksuelle billeder er en strafbar handling i sig selv. De civile retsmidler, der er tilgængelige for offeret, herunder et hasteforbud, eksisterer uanset hvad en eventuel aftale siger.

Hvad skal man aftale i en grænseoverskridende fortrolighedsaftale?

Fire valgmuligheder afgør, om en grænseoverskridende fortrolighedsaftale er brugbar: gældende lov, værneting, sprog og måden, den underskrives på. Tjek også eksportkontrolreglerne, før du sender teknologi til udlandet.

Lovvalg

Inden for EU respekterer Rom I-forordningen parternes lovvalg. Dette valg er underlagt de overordnede ufravigelige regler i domstolssystemet, og det kan ikke tilsidesætte den ufravigelige lov i det eneste land, som situationen er forbundet med. Hollandsk lov er det naturlige valg, hvor størstedelen af ​​udførelsen og størstedelen af ​​informationen befinder sig i Holland.

Forum

Valg af værneting inden for EU opretholdes i henhold til Bruxelles I bis-forordningen, og domme anerkendes i andre medlemsstater uden en separat fuldbyrdelsesprocedure (eksekvatur). Voldgift er alternativet, og det har to fordele her. Sagen er fortrolig, hvilket er vigtigt, når tvisten drejer sig om en hemmelighed. Og kendelser kan fuldbyrdes i et meget stort antal lande i henhold til New York-konventionen. Ulemperne er omkostninger og fraværet af en appel.

Uanset hvilken vej du vælger, skal du inkludere en udtrykkelig undtagelse, der giver begge parter mulighed for at søge øjeblikkelig forbud ved en national domstol. Midlertidig beskyttelse er det, der stopper en lækage, mens hovedtvisten verserer.

Sprog og underskrift

Angiv hvilken sprogversion der har forrang. Vær forsigtig med engelske juridiske termer i en aftale, der er underlagt hollandsk ret: Udtryk som "best efforts" eller "consequential loss" vil blive fortolket, som en hollandsk domstol læser dem, ikke som en engelsk domstol ville gøre.

Tillad underskrift i kopier og elektronisk. Den juridiske vægt af en digital signatur afhænger af den anvendte type; en kvalificeret elektronisk signatur har samme virkning som en håndskrevet. Hvis oplysningerne vedrører kontrolleret teknologi, skal du kontrollere reglerne for eksportkontrol og sanktioner, før de sendes til udlandet. En fortrolighedsaftale tillader ikke en overførsel, som eksportloven forbyder.

Hvad skal du være opmærksom på, før du skriver under?

Tjek udkastet for funktioner, der gør en fortrolighedsaftale uhåndhævelig eller uigennemførlig. De fleste kan rettes med beskedne ændringer, som den anden side normalt accepterer.

Røde flag i et udkast til en taushedsaftale

• En fælles definition, der dækker alt, der nogensinde udveksles, inklusive oplysninger, der allerede er offentlige, uden de almindelige undtagelser.
• Ingen formålsbegrænsning, hvilket tillader ubegrænset genbrug.
• Ingen undtagelser for rådgivere, retskendelser, myndigheder og beskyttede rapporter.
• En straf uden noget rationelt grundlag, eller en der tavs om, hvorvidt der stadig kan kræves erstatning.
• Ingen returnerings- eller sletningspligt, hvilket er et problem i henhold til GDPR og for at bevise rimelige skridt i henhold til loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder.
• En skjult overdragelse af intellektuel ejendomsret eller en klausul, der forsøger at begrænse modtagerens generelle færdigheder.
• En begrænsning af handelen sneg sig ind under overskriften fortrolighed.
• Tilladelse til at dele med unavngivne tilknyttede selskaber og rådgivere uden tilsvarende forpligtelser.
• En udenlandsk gældende lov og værneting uden undtagelse for hastende afhjælpning i Holland.

Hvad skal man forhandle

Fastsæt formålet, og tilføj, at der ikke er nogen underforstået licens til intellektuel ejendomsret. Indskrænk definitionen til kategorier, og tilføj undtagelserne, hvor bevisbyrden ligger hos modtageren. Gør forpligtelserne gensidige, hvor information reelt flyder begge veje. Begræns adgangen til navngivne roller, og kræv tilsvarende forpligtelser før videregivelse. Tilføj undtagelser fra den offentlige politik. Fastsæt en opbevarings- og sletningsordning med skriftlig bekræftelse.

Afmål straffen i forhold til den beskyttede interesse, og angiv, at erstatning og påbud fortsat er tilgængelige, idet du husker, at i en ansættelseskontrakt tilsidesætter de lovmæssige regler denne tilgang. Og bilæg tvistmekanismerne: gældende lov, værneting eller voldgift, den gældende sprogbrug og undtagelsen i nødstilfælde. Vores note om strategier for kontraktforhandlinger forklarer, hvordan du fører denne diskussion uden at tabe handlen, og vores guide til at underskrive en kontrakt uden skjulte juridiske problemer dækker de bredere kontroller før underskrift.

Hvad skal man gøre, når en fortrolighedsaftale brydes?

Handl hurtigt og i en fastlagt rækkefølge: Sikr bevismateriale, inddæm lækagen, send en formel påkrav og, om nødvendigt, gå til dommeren med foreløbige foranstaltninger. Værdien af ​​fortrolige oplysninger forsvinder, når de spredes.

Trin 1: Sikr beviserne

Tag daterede skærmbilleder med URL'en synlig, behold de originale e-mails og beskeder med deres overskrifter, eksporter adgangsloggene, og registrer, hvem der så hvad og hvornår. Rediger ikke noget.

Trin 2: Inddæm lækagen

Tilbagekald legitimationsoplysninger, luk delte mapper, begræns adgangen til den mindst mulige gruppe, og instruer enhver involveret leverandør eller underleverandør i at stoppe videregivelsen øjeblikkeligt.

Trin 3: Send en formel anmodning

Send et formelt påkrav (sommatiebrief), der nævner de brudte klausuler. Kræv inden en fastsat deadline, at videregivelsen ophører, at materialet fjernes, at modtagerne identificeres, og at materialet returneres eller slettes med skriftlig bekræftelse. Mange brud ophører på dette tidspunkt, især hvor modtageren ikke var tilfreds med stillingen.

Trin 4: Ansøg om midlertidige afhjælpningsforanstaltninger

Hvis kravet ikke fører til følge, skal der ansøges om foreløbige retsmidler i en summarisk retssag (kort geding). Retten i foreløbige sager kan meddele et påbud, beordre tilbagelevering eller verificeret destruktion og pålægge en tvangsbetaling for hver overtrædelse, normalt inden for få uger. Der kan kræves kontraktlig bod og forbeholdes erstatning og sagsomkostninger samtidig. Hvor der er aftalt voldgift, skal hovedtvisten indbringes derfor, og retten skal kun anvendes til de nødforanstaltninger, som voldgiftsklausulen tillader.

Trin 5: opfølgning

To trin mere er lette at glemme. Hvis personoplysninger er lækket, skal du udføre en vurdering af bruddet og foretage den anmeldelse, som GDPR kræver. Koordiner enhver offentlig erklæring, så reaktionen ikke afslører mere, end bruddet gjorde. Bagefter skal du se på, hvordan det skete: ofte ligger fejlen i adgangsstyringen snarere end i udarbejdelsen.

Hvor en forhandlet løsning giver mere mening end en dom, er en forligsaftale med forstærkede tilsagn og en slettelsesattest ofte det bedre resultat. Dette gælder især, hvor en retssag ville henlede opmærksomheden på netop de oplysninger, du forsøger at beskytte.

Skal du bruge en skabelon eller en skræddersyet fortrolighedsaftale?

En skabelon er fin til en kort, gensidig og lavrisiko-udveksling mellem hollandske parter. Skræddersyet udarbejdelse betaler sig, når der er tale om forretningshemmeligheder, personoplysninger, underleverandører, udenlandske parter eller betydelige sanktioner.

En skabelon er et udgangspunkt, ikke beskyttelse i sig selv. Den er tilstrækkelig, når udvekslingen er gensidig og lavrisiko, evalueringen er kort, der ikke er involveret ægte forretningshemmeligheder eller væsentlige personoplysninger, begge parter er hollændere, og gebyret er beskedent eller fraværende. I den situation tilføjer skræddersyet udarbejdelse kun lidt, og forsinkelsen koster mere end risikoen.

Skrædderi er pengene værd i fem situationer:

• Du vil benytte dig af loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder, fordi aftalen derefter skal bygges som bevis for rimelige skridt.
• Væsentlige personoplysninger deles, fordi rollerne, databehandleraftalen og opbevaringsordningen skal være i orden.
• Leverandører, underdatabehandlere eller koncernselskaber håndterer oplysningerne, fordi de forpligtelser, der overføres i kæden, afgør, om de er gældende.
• Forholdet krydser en grænse, fordi loven, forumet, sproget og vejen til akut hjælp skal spille sammen.
• De beløb, der er på spil, berettiger en bøde, der er stor nok til at være værd at diskutere, fordi det kræver omhyggelig udarbejdelse at fastsætte dens størrelse og holde erstatningskravene tilgængelige.

Om det overhovedet er værd at søge rådgivning, er et spørgsmål, vi behandler mere generelt i vores note om, hvornår juridisk rådgivning er nødvendig i Holland.

Sammenfattende

• En fortrolighedsaftale er en almindelig kontrakt i henhold til hollandsk lov. Der kræves ingen formular, men du skal bevise, hvad der blev aftalt, så skriv det ned.
• Håndhævelsen afhænger af et erklæret formål, en brugbar definition efter kategori, standardundtagelserne, begrænset adgang og forholdsmæssige retsmidler.
• Ingen fortrolighedsaftale kan blokere rapporter til politiet eller myndighederne, overholdelse af juridiske pligter, påtvunget bevismateriale eller beskyttede whistleblower-rapporter; skriv disse undtagelser ind.
• En bod erstatter erstatning, medmindre andet er angivet i kontrakten (artikel 6:92 i den borgerlige lovbog) og kan nedsættes af retten; i ansættelseskontrakter finder artikel 7:650 og 7:651 i den borgerlige lovbog anvendelse.
• NDA'en og dens papirer er centrale beviser for de rimelige skridt, som loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder kræver; efter et brud skal der handles hurtigt gennem et påkrav og en summarisk procedure.

Ofte stillede spørgsmål

Skal en fortrolighedsaftale være skriftlig?

Nej. Hollandsk lov stiller intet formkrav, så en fortrolighedsforpligtelse kan aftales mundtligt eller følge af omstændighederne. Men den part, der påberåber sig den, skal bevise, hvad der blev aftalt, og det er næsten umuligt uden et dokument. Skriv det ned.

Kan en taushedserklæring vare på ubestemt tid?

Ja, og for ægte forretningshemmeligheder er det den rigtige fremgangsmåde, fordi den lovpligtige beskyttelse varer, så længe informationen forbliver hemmelig. For information, der hurtigt mister værdi, er en fast periode efter samarbejdets afslutning mere forholdsmæssig og lettere at håndhæve.

Skal alt markeres som fortroligt?

Mærkning hjælper, men det bør ikke være den eneste vej til beskyttelse, fordi mange oplysninger deles mundtligt eller i demonstrationer. Kombinér mærkning med en standard, der også dækker oplysninger, som modtageren vidste eller med rimelighed burde have vidst var fortrolige.

Kan en fortrolighedsaftale forhindre nogen i at anmelde en forbrydelse?

Nej. Fortrolighed kan ikke håndhæves for at forhindre en anmeldelse til politiet eller en tilsynsmyndighed, overholdelse af en retskendelse eller en lovpligtig pligt, sandfærdig vidneudsagn afgivet under tvang eller en beskyttet anmeldelse i henhold til whistleblowerbeskyttelsesloven. Skriv disse undtagelser i teksten.

Kan jeg også kræve kontraktlig bod og erstatning?

I en kommerciel kontrakt kun hvis aftalen siger det. I henhold til artikel 6:92 i den borgerlige lovbog erstatter straffen lovpligtig erstatning, medmindre parterne bestemmer andet, og retten kan nedsætte en straf, hvis anvendelse ville være åbenbart urimelig. I en ansættelseskontrakt kan du ikke: artikel 7:651 i den borgerlige lovbog forbyder pålæggelse af straffen og krav om erstatning for den samme handling.

Hvor hurtigt kan jeg stoppe en lækage?

Summariske sager for dommeren i den foreløbige retssag resulterer normalt i en afgørelse inden for få uger, og i virkelig hastende tilfælde betydeligt hurtigere. Dommeren kan beordre, at videregivelsen skal stoppes, beordre tilbagelevering eller verificeret sletning og knytte en tvangsbetaling til kendelsen.

Kan en arbejdsgiver indsætte en konkurrenceklausul i en fortrolighedsaftale?

Det bør det ikke. En begrænsning af konkurrerende aktiviteter har sine egne lovkrav og vurderes separat. At skjule en begrænsning inde i en fortrolighedsklausul gør den ikke håndhævelig og sår tvivl om resten af ​​aftalen.

Hvordan får man tavshedspligten i orden, inden man har brug for den?

Sørg for, at dokumentet afspejler, hvordan oplysningerne rent faktisk håndteres. Det betyder et erklæret formål, en definition, som folk kan anvende, adgang begrænset til dem, der har brug for den, undtagelser, der overholder loven, en ordning for opbevaring og sletning samt retsmidler, som en domstol vil tildele.

Udformet på denne måde fungerer fortrolighedsaftalen også som bevis for de rimelige skridt, som loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder kræver. Dette bevis er ofte mere værd end selve kontraktkravet. Vi udarbejder og gennemgår fortrolighedsaftaler for hollandske og internationale klienter, tilpasser dem til forretningshemmeligheds- og databeskyttelsesforpligtelser og agerer i summariske retssager, når en lækage skal stoppes hurtigt.

Er du usikker på, hvor du står? Fortæl os om din situation. Vi giver dig besked om dine muligheder inden for en arbejdsdag.

Hvordan Law & More kan hjælpe dig med dette, er forklaret på vores forretningsadvokat .