En elektronisk signatur har samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur i Holland, forudsat at metoden er pålidelig nok til dokumentets formål og sagens omstændigheder. Det er standarden i artikel 3:15a i den hollandske borgerlige lovbog. Loven foreskriver ikke en teknologi; den spørger, om metoden passer til transaktionen.
Den europæiske eIDAS-forordning (forordning 910/2014) giver denne standard mere struktur ved at fastsætte tre typer elektroniske signaturer.
Hvad er de tre typer elektroniske signaturer?
En simpel elektronisk signatur er enhver form for elektronisk data, der er knyttet til et dokument for at underskrive det, såsom et indtastet navn, en scannet signatur eller et klik. En avanceret elektronisk signatur er unikt knyttet til underskriveren, i stand til at identificere dem og viser, om dokumentet er blevet ændret efterfølgende. En kvalificeret elektronisk signatur er en avanceret signatur, der er oprettet med en kvalificeret enhed og baseret på et kvalificeret certifikat; i henhold til artikel 25(2) i eIDAS har den samme juridiske virkning som en håndskrevet underskrift i hele Den Europæiske Union.
Hvilken type har du brug for?
For de fleste almindelige kommercielle dokumenter er en simpel eller avanceret underskrift tilstrækkelig. I praksis er den avancerede underskrift, der tilbydes af etablerede underskriftsplatforme, den fornuftige standard: den identificerer underskriveren og registrerer, om dokumentet er blevet ændret, hvilket er det, en tvist vil dreje sig om.
En scannet signatur indsat i et dokument er i den svage ende. Det beviser meget lidt, da alle med filen kan genbruge den, og det siger intet om, hvorvidt dokumentet blev ændret bagefter. Den er ikke værdiløs, men hvis signaturen nægtes, skal den part, der stoler på den, vise, at metoden var pålidelig nok.
Hvornår er en elektronisk signatur ikke nok?
Nogle handlinger kræver et notarialt dokument eller en anden specifik formular, og en elektronisk underskrift kan ikke erstatte dette. Eksempler er overdragelse af registreret ejendom, overdragelse af aktier i en BV i henhold til artikel 2:196 i den hollandske borgerlige lovbog og stiftelse af et selskab. Visse familieretlige og ansættelsesdokumenter har også formkrav. Før du underskriver noget elektronisk, skal du først kontrollere, om loven kræver en specifik formular til den pågældende handling.
Hvordan får man en elektronisk signatur til at holde?
Det, der afgør en tvist, er beviser for underskriftsprocessen, ikke signaturbilledet. Gem det revisionsspor, som platformen genererer: hvem der underskrev, hvornår, fra hvilken adresse, hvordan de blev autentificeret, og hashen, der viser, at dokumentet er uændret. Aftal på forhånd, ideelt set i selve kontrakten, at parterne accepterer elektronisk underskrift, og hvilken metode der gælder. Tilpas metoden til indsatsen: en kvalificeret underskrift til en transaktion, der er værd at forsvare, en simpel en til en rutinemæssig bekræftelse.
Sammenfattende
- En elektronisk signatur er gyldig i Holland i henhold til artikel 3:15a i BW, hvis metoden er pålidelig nok til dokumentet og omstændighederne.
- eIDAS skelner mellem simple, avancerede og kvalificerede elektroniske signaturer; en kvalificeret signatur har samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur i hele EU.
- Nogle transaktioner, såsom en aktieoverdragelse eller en ejendomsoverdragelse, kræver stadig en notarialbekræftelse og kan ikke underskrives elektronisk.
- Det, der beskytter dig i en tvist, er revisionssporet bag signaturen, ikke selve signaturbilledet.
- Match underskriftstypen med transaktionens interesse, og registrer i kontrakten, at parterne accepterer elektronisk underskrift.
Ofte stillede spørgsmål
Er en e-mailbekræftelse en underskrift?
Det kan være en simpel elektronisk signatur, hvor den er beregnet til at underskrive. Om den er pålidelig nok afhænger af dokumentet og omstændighederne, og for alt væsentligt er den et tyndt fundament.
Er en kvalificeret underskrift nødvendig for kontrakter?
Sjældent ifølge loven, men det fjerner argumentet. En kvalificeret underskrift har samme virkning som en håndskrevet underskrift i henhold til loven, så dens pålidelighed er ikke til diskussion.
Kan en part benægte at have underskrevet elektronisk?
De kan bestride det, hvilket er grunden til, at revisionssporet er vigtigt. Med en avanceret eller kvalificeret underskrift er det svært at benægte det; med et indsat billede er det ikke.
Råd om elektronisk underskrift
Vi rådgiver om, hvilken signeringsmetode der passer til en given transaktion, om formularkrav, der udelukker elektronisk signering, og om tvister, hvor en signatur nægtes.
Er du usikker på, hvor du står? Fortæl os om din situation. Vi giver dig besked om dine muligheder inden for en arbejdsdag.
Hvordan Law & More kan hjælpe dig med dette, er forklaret på vores IT-advokat .
