NDA under hollandsk lov: hvilke klausuler gør den håndhævbar

En fortrolighedsaftale (NDA), på hollandsk en geheimhoudingsovereenkomst, er en kontrakt, hvor en eller begge parter lover at holde visse oplysninger fortrolige. I henhold til hollandsk lov er den bindende uden nogen særlig form, men den beskytter dig kun i praksis, hvis den klart definerer de fortrolige oplysninger og indeholder en aftalt sanktion for et brud.

Uden disse to elementer vil du ofte have svært ved at bevise, hvad en lækage rent faktisk har kostet dig. Nedenfor forklarer vi, hvad en fortrolighedsaftale gør i henhold til hollandsk lov, hvilken type der passer til din situation, hvilke klausuler der er vigtigst, og hvad du kan gøre, når den anden part bryder sit løfte.

Hvad er en taushedsaftale, og hvorfor er den vigtig?

En fortrolighedsaftale fastlægger, hvilke oplysninger der er fortrolige, og hvad modtageren må og ikke må gøre med dem. Den omdanner en uformel forventning om diskretion til en håndhævbar forpligtelse.

Hollandsk kontraktsret er baseret på kontraktfrihed. En fortrolighedsaftale er en almindelig aftale i henhold til bog 6 i den hollandske borgerlige lovbog (Burgerlijk Wetboek, BW), så en e-mailudveksling eller en underskrevet PDF kan være tilstrækkelig. Et underskrevet dokument er stadig klogt, fordi du skal bevise, hvad der blev aftalt, hvis der opstår en tvist.

En fortrolighedsaftale har også en anden funktion. I henhold til loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder (Wet bescherming bedrijfsgeheimen, Wbb) tæller oplysninger kun som en forretningshemmelighed, hvis de er hemmelige, har kommerciel værdi, fordi de er hemmelige, og indehaveren har truffet rimelige foranstaltninger for at holde dem hemmelige. Fortrolighedsaftaler er et af de klareste eksempler på en sådan foranstaltning. En fortrolighedsaftale styrker derfor din position i henhold til Wbb såvel som i henhold til kontraktretten.

Hvornår har du brug for en fortrolighedsaftale?

Du har brug for en, når du skal dele værdifuld information, før et forhold er helt på plads. Typiske øjeblikke er:

• præsentation af en forretningsplan eller økonomiske prognoser til investorer;
• undersøge et joint venture, en fusion eller et opkøb, hvor begge parter gennemgår finansielle og kommercielle data;
• engagere freelancere, bureauer eller leverandører, der har brug for adgang til kundelister, kildekode eller produktdesign;
• fremvisning af en prototype til en producent eller distributør;
• ansættelse af nye medarbejdere, der skal håndtere interne strategier og kundeinformation.

Hvilke oplysninger kan en fortrolighedsaftale beskytte?

En fortrolighedsaftale kan dække alle oplysninger, der ikke er offentligt kendte, og som har værdi for din virksomhed. Eksempler er kunde- og leverandørlister, priser og marginer, marketing- og ekspansionsplaner, softwarekode, formler, tekniske tegninger og økonomiske data.

Oplysninger, der allerede er offentlige, eller som modtageren påviseligt kendte til før underskrivelsen, er normalt udelukket. En god fortrolighedsaftale siger det eksplicit. For den lovpligtige beskyttelse af forretningshemmeligheder, der gælder sideløbende med din kontrakt, se vores artikel om den hollandske lov om beskyttelse af forretningshemmeligheder.

Hvilken type taushedspligt har du brug for?

Den rigtige type følger den retning, informationen flyder i. Hvis blot I deler information, er en envejs-non-taiaftale nok; hvis begge parter deler information, har I brug for en gensidig.

Den ensidige fortrolighedsaftale

I en ensidig (envejs) fortrolighedsaftale oplyser den ene part, og den anden part modtager. Kun modtageren påtager sig fortrolighedsforpligtelser. Dette er den mest almindelige form.

En startup, der præsenterer sin forretningsmodel for en potentiel investor, bruger typisk en ensidig fortrolighedsaftale (NDA). Det samme gælder, når du engagerer en entreprenør, der har brug for dine projektfiler, eller viser en prototype til en producent. Vær opmærksom på, at professionelle investorer ofte nægter at underskrive fortrolighedsaftaler på et tidligt stadie. I så fald skal du begrænse det, du deler, til det, der er nødvendigt til den første samtale.

Den bilaterale fortrolighedsaftale

I en bilateral (gensidig) fortrolighedsaftale oplyser begge parter om deres forpligtelser, og begge parter er bundet af de samme. Det er det sædvanlige valg, når to virksomheder undersøger et partnerskab, et joint venture eller en fusion.

Den multilaterale NDA

En multilateral NDA binder tre eller flere parter i ét dokument. Den erstatter et netværk af separate bilaterale aftaler.

Det er nyttigt for konsortier, for eksempel flere virksomheder, der udvikler et produkt sammen og hver især bidrager med deres egen teknologi. Én aftale sikrer, at alle deltagere er bundet over for alle de andre på de samme vilkår.

Hvilke klausuler gør en fortrolighedsaftale bindende?

Fire klausuler afgør, om en fortrolighedsaftale fungerer i praksis: definitionen af ​​fortrolige oplysninger, modtagerens forpligtelser, varigheden og konsekvenserne af et brud. Lovvalg og den kompetente domstol fuldender billedet.

Hvordan skal man definere fortrolige oplysninger?

Definer det ud fra konkrete kategorier, ikke som al information af nogen art. En domstol kan kun håndhæve det, den kan identificere.

En klausul, der dækker alt, hvad modtageren nogensinde hører fra dig, er svær at kontrollere. En definition, der refererer til identificerbare kategorier, fungerer bedre, for eksempel:

• finansielle data såsom omsætning, marginer og investoroplysninger;
• forretningsstrategier, produktkøreplaner og ekspansionsplaner;
• kunde- og leverandørlister, herunder kontraktvilkår;
• softwarekode, formler, tekniske specifikationer og prototyper.

Mange fortrolighedsaftaler tilføjer, at dokumenter markeret som fortrolige er dækket, og at mundtlig information er dækket, hvis du bekræfter den skriftligt inden for en kort periode. Klausulen bør også liste de sædvanlige undtagelser: oplysninger, der allerede er offentlige, oplysninger, som modtageren allerede havde, oplysninger, der er modtaget lovligt fra en tredjepart, og videregivelser, som loven eller en domstol kræver.

Hvad skal den modtagende part gøre?

Modtageren skal holde oplysningerne hemmelige og kun bruge dem til det aftalte formål. Den anden forpligtelse er lige så vigtig som den første.

En tavshedspligt alene forhindrer ikke en modtager i selv at bruge dine oplysninger, for eksempel til at udvikle et konkurrerende produkt. Tavshedsaftalen bør derfor angive det tilladte formål, såsom at vurdere en mulig investering eller et samarbejde, og forbyde enhver anden brug.

Gode ​​fortrolighedsaftaler regulerer også, hvem der må se oplysningerne inden for modtagerens organisation (kun personer, der har brug for at vide det, og som er bundet af lignende forpligtelser), hvilke sikkerhedsforanstaltninger der forventes, og hvad der sker med oplysningerne, når samtalerne afsluttes. En standardklausul forpligter modtageren til at returnere eller destruere alle dokumenter og kopier efter anmodning.

Hvor længe skal tavshedspligten vare?

Varigheden bør svare til den periode, hvor informationen bevarer sin værdi. For kommercielle oplysninger er en periode på to til fem år almindelig; for en ægte forretningshemmelighed kan forpligtelsen vare, så længe informationen forbliver hemmelig.

Detaljer om en produktlancering mister deres værdi, når produktet er på markedet. En produktionsproces eller opskrift kan bevare sin værdi i årtier. Hvis fortrolighedsaftalen ikke siger noget om varighed, kan der opstå en tvist om, hvorvidt forpligtelsen er ophørt. Hollandske domstole fortolker derefter aftalen i lyset af rimelighed og retfærdighed (redelijkheid en billijkheid, artikel 6:248 BW), hvilket gør resultatet mindre forudsigeligt. Det er bedre selv at fastsætte fristen.

Hvad sker der efter en overtrædelse: sanktionsklausulen

En aftalt bod (boetebeding) er den mest effektive klausul i en fortrolighedsaftale. Den giver dig et fast beløb pr. brud uden at du behøver at bevise dit tab.

Efter en lækage er det ofte meget vanskeligt at vise, hvor meget omsætning eller markedsposition du har mistet som følge heraf. I henhold til artikel 6:91 til 6:94 i BW kan parterne aftale, at den kontraktbrudende part betaler et fast beløb. Medmindre andet er fastsat i kontrakten, erstatter boden erstatning for skader (artikel 6:92 i BW). Hvis du også vil kunne gøre krav på højere faktiske tab, skal fortrolighedsaftalen angive det.

Retten kan nedsætte en bøde, men kun hvis billighedsloven klart kræver det (artikel 6:94 i BW). Domstolene anvender denne beføjelse med tilbageholdenhed, men et beløb, der er fuldstændig ude af proportion med den pågældende interesse, indebærer en reel risiko for nedsættelse. En bøde pr. overtrædelse kombineret med et dagligt beløb, mens overtrædelsen fortsætter, er almindeligt. Sørg for, at klausulen angiver, om bøden forfalder straks uden forudgående varsel.

Lovvalg og jurisdiktion

Hvis du handler på tværs af grænser, skal du oplyse, at hollandsk lov gælder, og hvilken domstol der er kompetent. Ellers kan du blive nødt til at håndhæve fortrolighedsaftalen i udlandet i henhold til regler, du ikke kender.

Inden for EU kan parterne i en handelsaftale i vid udstrækning frit vælge den gældende lov (artikel 3 i Rom I-forordningen) og en kompetent domstol (artikel 25 i Bruxelles I bis-forordningen). Nogle parter vælger voldgift, for eksempel ved det nederlandske voldgiftsinstitut, som behandler selve tvisten fortroligt.

Fortrolighedsaftaler med medarbejdere: Hvad er forskellen?

Medarbejdere har allerede en tavshedspligt, men en skriftlig klausul gør den konkret. Hvis du ønsker en strafklausul i en ansættelseskontrakt, gælder der strengere regler.

Enhver medarbejder skal opføre sig som en god medarbejder (goed werknemer, artikel 7:611 BW), hvilket inkluderer diskretion om arbejdsgiverens virksomhed. Videregivelse af forretningsoplysninger, som en medarbejder eller tidligere medarbejder har forpligtet sig til at holde hemmelige, kan også være en strafbar handling i henhold til artikel 273 i den hollandske straffelov (Wetboek van Strafrecht, Sr.). De fleste arbejdsgivere har stadig en udtrykkelig fortrolighedsklausul, fordi den fjerner diskussion om, hvad der er fortroligt.

En bodsklausul i en ansættelseskontrakt er kun gyldig, hvis den opfylder artikel 7:650 i BW. Klausulen skal være skriftlig, den skal specificere, hvilke forpligtelser boden vedrører, og bodens størrelse, og den skal angive, hvad boden skal anvendes til. For medarbejdere, der ikke tjener mere end den lovpligtige mindsteløn, begrænser loven beløbet yderligere. Kollektive overenskomster kan indeholde deres egne regler.

En fortrolighedsaftale er ikke en konkurrenceklausul. Den forhindrer ikke en tidligere medarbejder i at arbejde for en konkurrent; den forhindrer dem kun i at bruge eller videregive dine fortrolige oplysninger. Hvis du vil begrænse fremtidig ansættelse, skal du bruge en konkurrenceklausul (concurrentiebeding) i henhold til artikel 7:653 i BW, som har sine egne krav.

Hvad kan en fortrolighedsaftale ikke gøre?

En tavshedspligtaftale kan ikke forhindre nogen i at rapportere forseelser til myndighederne. Den kan heller ikke fortroliggøre oplysninger, der allerede er offentlige.

Wbb tillader udtrykkeligt videregivelse af en forretningshemmelighed for at afsløre forseelser eller ulovlig aktivitet i offentlighedens interesse og i udøvelsen af ​​ytringsfriheden. Whistleblowere, der indberetter i overensstemmelse med whistleblowerbeskyttelsesloven (Wet bescherming klokkenluiders), er beskyttet mod gengældelse. En klausul, der forsøger at forhindre sådanne indberetninger, vil ikke blive håndhævet på dette punkt.

En fortrolighedsaftale binder heller ikke tredjeparter, der ikke var part i den. Hvis oplysninger ender hos en tredjepart, kan du have et krav mod denne part i henhold til Wbb, men ikke i henhold til selve fortrolighedsaftalen.

Hvem skal underskrive, og hvornår?

Underskriv fortrolighedsaftalen, før fortrolige oplysninger deles, og sørg for, at den person, der underskriver, kan forpligte virksomheden. En fortrolighedsaftale, der underskrives efter det første møde, dækker ikke automatisk, hvad der blev sagt på det møde.

For et hollandsk privat aktieselskab (bv) skal du kontrollere i handelskammerets (KvK) handelsregister, hvem der er bemyndiget til at repræsentere det, og om denne direktør må handle alene. Hvis en medarbejder uden bemyndigelse underskriver, kan virksomheden senere bestride, at den er bundet. Elektroniske underskrifter og underskrevne scanninger accepteres generelt som bevis, så længe du kan vise, hvem der underskrev, og hvilken version der blev aftalt.

Hvis der blev delt oplysninger under forhandlinger, før fortrolighedsaftalen blev underskrevet, kan du angive i fortrolighedsaftalen, at den også gælder for oplysninger, der er videregivet fra en bestemt tidligere dato. Hold styr på, hvad du har videregivet, og hvornår, for eksempel ved at sende dokumenter via et datarum, der logger adgang.

Hvilke fejl gør en taushedsaftale svag?

De fleste problemer opstår på grund af vage definitioner, manglende sanktioner og skabeloner, der ikke passer til situationen. Disse fejl viser sig sjældent, før du er nødt til at stole på aftalen.

De fejl vi oftest støder på er:

• en definition af fortrolige oplysninger, der er så bred, at den dækker alt, eller så snæver, at den overser det, der betyder noget;
• ingen begrænsning i brugen, så modtageren kan udnytte informationen, så længe den ikke videregives;
• intet udtryk, eller et udtryk der slutter, før informationen mister sin værdi;
• ingen bodsklausul, således at enhver overtrædelse bliver til et vanskeligt erstatningskrav;
• en skabelon skrevet til et andet retssystem, med begreber, der ikke har nogen betydning i henhold til hollandsk lov og intet lovvalg eller værneting.

Hvad kan man gøre, når en fortrolighedsaftale er brudt?

Start med at sikre beviser, og send derefter en formel påkrav. Hvis den anden part ikke stopper, kan du anmode retten om et påbud og kræve bøde eller erstatning.

Sikring af bevismateriale og afsendelse af en påkrav

Før du handler, skal du fastslå, hvad der blev oplyst, til hvem og hvornår. Gem e-mails, dokumenter, skærmbilleder og udtalelser fra involverede personer.

Det næste skridt er normalt et brev, der kræver, at den anden part ophører med at bruge og videregive oplysningerne, returnerer alle kopier og bekræfter dette skriftligt inden for en kort frist. Brevet fungerer også som en misligholdelsesmeddelelse, hvor det er påkrævet, og det meddeler, at du vil kræve den aftalte bod. I mange tilfælde er dette brev tilstrækkeligt til at bringe misligholdelsen til ophør.

Forbud i summarisk retssag

Hvis bruddet fortsætter, kan du anmode den foreløbige retssag (voorzieningenrechter) i en summarisk retssag (kort geding) om en kendelse, der forbyder yderligere brug eller videregivelse. En sådan kendelse kan opnås inden for få uger, hvis der er tale om hastende sager.

Retten pålægger normalt en tvangsbøde (dwangsom) til kendelsen, som forfalder for hver dag eller hvert tilfælde af manglende overholdelse. I henhold til Wbb kan retten også beordre tilbagekaldelse eller destruktion af varer og dokumenter, der er baseret på en forretningshemmelighed.

Krav om bøde eller erstatning

Med en gyldig bodsklausul kræver du det aftalte beløb. Uden en sådan skal du bevise dit faktiske tab og årsagssammenhængen med misligholdelsen.

Skader kan omfatte tabt fortjeneste og omkostningerne ved at begrænse skaden, men du skal dokumentere dem. I praksis er det her, mange krav går i stå. For tvister, der også involverer patenter, ophavsret eller anden intellektuel ejendomsret, kan du læse, hvordan du håndterer tvister om intellektuel ejendomsret i Holland.

Hvordan ser det ud i praksis?

Et eksempel til illustration: En softwarevirksomhed deler sin kildekode med en udviklingspartner under en gensidig fortrolighedsaftale, der begrænser brugen til et fælles projekt. Efter forhandlingernes afslutning dukker et lignende produkt op på markedet. Fordi fortrolighedsaftalen indeholder en klar definition, en formålsbegrænsning og en bod pr. brud, kan virksomheden opnå et påbud i en summarisk retssag og kræve boden uden først at skulle beregne sin tabte omsætning. Uden disse klausuler skulle virksomheden først bevise sit tab og årsagssammenhængen med bruddet.

Mere baggrund kan findes i loven om beskyttelse af forretningshemmeligheder og i bog 6 i den hollandske borgerlige lovbog.

Hvad skal du som oplysende part kontrollere?

Som den part, der deler oplysningerne, har du bevisbyrden efter en lækage. Tjek disse punkter, før du sender noget.

• NDA'en underskrives før det første fortrolige dokument eller møde, eller dækker udtrykkeligt oplysninger, der er delt fra en tidligere dato.
• Fortrolige oplysninger er defineret i konkrete kategorier med de sædvanlige undtagelser anført.
• Brugen er begrænset til et angivet formål, ikke kun videregivelse.
• Der er aftalt en bod pr. overtrædelse (artikel 6:91 til 6:94 i BW), og fortrolighedsaftalen angiver, om du også kan kræve højere faktiske erstatninger.
• Der er aftalt hollandsk lov og en hollandsk domstol eller voldgift.
• Du fører en fortegnelse over, hvad du har oplyst, og hvornår, for eksempel via et datarum.

Hvad skal du som modtager kontrollere?

Som modtager påtager du dig forpligtelser, der kan koste dig en fast bøde pr. brud. Tjek, hvad du underskriver.

• Definitionen dækker ikke oplysninger, du allerede havde eller lovligt har modtaget fra andre.
• Perioden er fast og passer til informationens værdi, for eksempel to til fem år for kommercielle data.
• Bødens størrelse er forholdsmæssig, og det fremgår tydeligt, om der først kræves en misligholdelsesmeddelelse.
• Dine medarbejdere og rådgivere, der har brug for oplysningerne, kan modtage dem under lignende forpligtelser.
• Returnér-eller-destruér-klausulen giver dig ret til at beholde kopier, som loven kræver, at du beholder.

Hvad kan vi gøre for dig med en fortrolighedsaftale?

Vores virksomhedsadvokater udarbejder og gennemgår taushedsaftaler for hollandske og internationale virksomheder og griber ind, når fortrolige oplysninger misbruges.

• Vi udarbejder en ensidig, gensidig eller multilateral fortrolighedsaftale (NDA), der passer til de oplysninger, du deler, og den part, du deler dem med.
• Vi gennemgår en fortrolighedsaftale, som den anden part sender dig, og markerer de klausuler, der skaber risiko, såsom en uforholdsmæssig stor straf.
• Vi kontrollerer bodsklausuler i ansættelseskontrakter i forhold til kravene i artikel 7:650 i BW.
• Vi sender påkrav og misligholdelsesmeddelelse efter en misligholdelse og kræver den aftalte bod.
• Vi ansøger om et kort forbud med tvangsbøde for hver yderligere overtrædelse.

Resumé

• En fortrolighedsaftale er en almindelig, bindende kontrakt i henhold til hollandsk lov; der kræves ingen særlig formular, men et underskrevet dokument gør bevisførelsen lettere.
• Vælg en ensidig, bilateral eller multilateral fortrolighedsaftale afhængigt af hvem der deler oplysninger.
• Definer fortrolige oplysninger i konkrete kategorier, begræns brugen til et angivet formål, og sæt en realistisk tidsfrist.
• Medtag en strafklausul (artikel 6:91 til 6:94 i BW); for ansatte sætter artikel 7:650 i BW ekstra krav.
• Efter en overtrædelse skal du sikre beviser, sende en påkrav og om nødvendigt anmode om et påbud i en summarisk retssag.

Ofte stillede spørgsmål