Hvad er en reintegrationsplan, og hvorfor er den vigtig?

En reintegrationsplan, formelt handlingsplanen (plan van aanpak), er den skriftlige aftale mellem dig og din sygemeldte medarbejder om, hvilke skridt I begge skal tage for at vende tilbage til arbejdet. I henhold til loven om forbedring af arbejdspladsen (Wet verbetering poortwachter) skal den udarbejdes senest i den ottende sygeuge, og hvis du ikke overholder den, kan arbejdstagerforsikringen (UWV) forpligte dig til at fortsætte med at udbetale løn i op til yderligere 52 uger.

Planen er derfor både et praktisk værktøj og din primære dokumentation. Efter næsten to års sygdom vurderer UWV på baggrund af din reintegrationsmappe, om du og din medarbejder har gjort nok. Nedenfor forklarer vi den lovpligtige tidslinje, begge parters pligter, de to reintegrationsspor, og hvad der sker, hvis tingene går galt.

Hvilke regler gælder, når din medarbejder er syg i længere tid?

Når en medarbejder bliver syg, skal du fortsætte med at betale mindst 70 procent af lønnen i op til 104 uger (artikel 7:629 i den hollandske borgerlige lovbog, BW), og du skal aktivt arbejde på medarbejderens tilbagevenden. Dine pligter er beskrevet i artikel 7:658a BW, medarbejderens pligter i artikel 7:660a BW.

Gatekeeper Improvement Act, der har været gældende siden 2002, gjorde disse pligter til en fast proces med frister. Detaljerne er fastsat i en ministeriel bekendtgørelse om proceduren i det første og andet sygeår (Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar). Formålet er at forhindre, at medarbejdere ender på langtidsinvalideydelse i henhold til loven om arbejde og indkomst (arbejdsevne), når en tilbagevenden til arbejdet var mulig.

I det første år skal arbejdsgiveren betale mindst mindstelønnen; mange kollektive overenskomster og kontrakter fastsætter 100 procent i det første år og en lavere procentdel i det andet. Mere baggrund om den generelle ramme kan findes i vores oversigt over hollandsk arbejdsret.

Hvordan ser tidslinjen for reintegration ud?

Tidslinjen starter på den første sygedag og indeholder faste øjeblikke. Det er ikke automatisk fatalt at misse et af dem, men hvert hul skal forklares senere.

• Uge 6: Virksomhedslægen (bedrijfsarts) eller arbejdsmiljøtjenesten udarbejder en problemanalyse (probleemanalyse), der beskriver, hvad medarbejderen kan og ikke kan, samt udsigterne til bedring.
• Uge 8: Du og medarbejderen udarbejder sammen handlingsplanen baseret på problemanalysen. Du udpeger også en sagsbehandler, der fører tilsyn med processen.
• Mindst hver sjette uge: Du og medarbejderen evaluerer fremskridtene og justerer planen, hvor det er nødvendigt.
• Uge 42: du melder langtidssygemelding til UWV (ziekmelding).
• Uge 52: Du gennemfører førsteårsevalueringen (eerstejaarsevaluatie), hvor du vurderer de hidtidige resultater og fastlægger reintegrationsmålet for det andet år.
• Uge 88: UWV sender dig og medarbejderen et brev om ansøgningen om arbejdsløshedsunderstøttelse. Medarbejderen skal ansøge inden for seks uger efter brevet.
• Uge 93: Medarbejderen ansøger om WIA-ydelse og vedlægger den reintegrationsrapport (re-integratieverslag), som I udarbejder i fællesskab.

Virksomhedslægen opdaterer også problemanalysen, når situationen ændrer sig væsentligt. Du skal opbevare en reintegrationsmappe (re-integratiedossier) under hele processen med alle rapporter, planer, evalueringer og korrespondance.

Hvad skal handlingsplanen indeholde?

Planen beskriver målet med reintegrationen, de konkrete aktiviteter for at nå dette mål, og hvem der er ansvarlig for hvert trin. Den skal udarbejdes i fællesskab, underskrives helst af begge parter og er baseret på virksomhedslægens rådgivning.

I praksis indeholder en god plan mindst:

• reintegrationsmålet, for eksempel en tilbagevenden til medarbejderens eget arbejde, tilpasset arbejde eller andet arbejde i eller uden for virksomheden
• de aftalte aktiviteter og interventioner, såsom en gradvis opbygning af timer, tilpasninger af arbejdspladsen, træning eller behandling
• tidslinjen og evalueringstidspunkterne
• navnet på sagsbehandleren og aftalerne om kontakt mellem arbejdsgiver og medarbejder

Hvis du og medarbejderen ikke kan blive enige om planen, skal du registrere begge holdninger og om nødvendigt bede UWV om en ekspertvurdering (deskundigenoordeel). En plan, der aldrig underskrives eller aldrig evalueres, svækker din position senere.

Handlingsplanen skal udarbejdes inden for to uger efter virksomhedslægens problemanalyse (artikel 4 i Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar). Hvis virksomhedslægen giver nye råd, fordi situationen har ændret sig, justerer du planen på samme måde sammen med medarbejderen.

Kan din medarbejder anfægte virksomhedens læges råd?

Ja. Medarbejderen kan anmode om en second opinion fra en anden virksomhedslæge. Virksomhedslægen skal imødekomme denne anmodning, medmindre der er tvingende grunde imod det (artikel 14(2)(g) i arbejdsvilkårsloven).

Husk reglerne for beskyttelse af personlige oplysninger. Som arbejdsgiver må du ikke spørge om eller registrere medarbejderens diagnose eller medicinske oplysninger; kun virksomhedens læge må behandle disse. Planen og sagen bør beskrive begrænsninger og muligheder, ikke selve sygdommen.

Hvad er dine pligter som arbejdsgiver?

Du er ansvarlig for at håndtere reintegrationsprocessen. I henhold til artikel 7:658a i BW skal du træffe alle rimelige foranstaltninger for at sætte medarbejderen i stand til at vende tilbage til sit eget arbejde eller, hvis det ikke er muligt, til andet passende arbejde.

I praksis betyder det, at du:

• kontakt en virksomhedslæge eller arbejdsmiljøtjeneste og følg lægens råd, eller dokumenter hvorfor du fraviger det
• udarbejde handlingsplanen med medarbejderen og evaluere den regelmæssigt
• tilbyde tilpasninger af arbejdspladsen, arbejdstider eller opgaver, hvor det er rimeligt muligt
• søge efter andet passende arbejde i din organisation, hvis medarbejderens eget job ikke længere er en mulighed
• Start med at søge arbejde hos en anden arbejdsgiver i god tid, hvis en intern tilbagevenden ikke er realistisk
• Opbevar en komplet reintegrationsfil

Du afholder omkostningerne ved reintegrationsaktiviteterne, herunder omkostningerne ved et reintegrationsbureau, træning og jobansøgningsvejledning. Manglende investering i reintegration er en af ​​de mest almindelige årsager til en lønsanktion.

Hvad er medarbejderens forpligtelser?

Medarbejderen skal aktivt samarbejde om reintegrationen. I henhold til artikel 7:660a i BW skal medarbejderen følge rimelige instruktioner fra arbejdsgiveren og virksomhedslægen, samarbejde om udarbejdelse, evaluering og justering af handlingsplanen og udføre passende arbejde, der tilbydes.

Passende arbejde er arbejde, der passer til medarbejderens styrker og færdigheder, og som med rimelighed kan kræves under hensyntagen til faktorer som uddannelse, tidligere arbejde, rejsetid og lønniveau. Det behøver ikke at være medarbejderens gamle job, og i løbet af de to år bliver kredsen af, hvad der tæller som passende, bredere.

Hvis medarbejderen nægter uden gyldig grund, kan du stoppe lønudbetalingen eller suspendere betalingen, afhængigt af den misligholdte forpligtelse (artikel 7:629(3) og (6) i BW). Du skal først advare medarbejderen skriftligt og tydeligt angive, hvad der forventes. Lønforanstaltninger skal træffes omgående og være forholdsmæssige; en domstol vil se kritisk på dem. Læs mere om syge medarbejderes rettigheder og forpligtelser.

Hvad er forskellen på spor 1 og spor 2?

Spor 1 (spor 1) er reintegration i din egen organisation. Spor 2 (spor 2) er reintegration hos en anden arbejdsgiver, som du skal starte, så snart det er klart, at en tilbagevenden i din virksomhed ikke er realistisk.

Spor 1 er altid udgangspunktet. Man ser først på, om medarbejderen kan vende tilbage til sit eget job, eventuelt med tilpasninger af opgaver, timer eller arbejdsplads. Hvis det ikke er muligt, søger man efter andet passende arbejde i organisationen.

Spor 2 skal starte, når virksomhedslægen konkluderer, at medarbejderen sandsynligvis ikke vil vende tilbage til arbejdet i jeres organisation. UWV forventer denne beslutning senest ved førsteårsevalueringen, men den kan og bør komme tidligere, hvis de medicinske udsigter er klare fra starten. Start af spor 2 afslutter ikke spor 1: så længe der er mulighed for intern reintegration, fortsætter I begge.

For sent opstart af spor 2 er en af ​​de hyppigste årsager til en lønsanktion. Spor 2 indebærer normalt at engagere et reintegrationsbureau, der hjælper medarbejderen med jobsøgning, ansøgninger og træning. Din egen aktive involvering er fortsat påkrævet.

Hvordan vurderer UWV jeres reintegrationsindsats?

Når medarbejderen ansøger om arbejdsløshedsunderstøttelse omkring uge 93, vurderer UWV reintegrationsrapporten. I denne poortwachtertoets undersøger UWV, om du og medarbejderen har gjort nok for at vende tilbage til arbejdet.

UWV ser på, om fristerne blev overholdt, om virksomhedslægens råd blev fulgt, om spor 2 startede til tiden, og om aktiviteterne rent faktisk havde til formål at vende tilbage til arbejdet. Mappedokumentet er afgørende. Det, du ikke kan vise på papiret, vil UWV generelt betragte som ikke udført.

Hvis UWV konkluderer, at medarbejderen ikke samarbejdede tilstrækkeligt, kan de nægte eller reducere WIA-ydelsen. Hvis de konkluderer, at du som arbejdsgiver har undladt at opfylde dine forventninger uden gyldig grund, pålægger de en lønsanktion.

Hvad betyder en lønsanktion?

Med en lønsanktion (loonsanctie) forlænger UWV den periode, hvor du skal fortsætte med at udbetale løn, med op til 52 uger (artikel 25(9) i WIA). I ​​den periode udbetaler du løn på det niveau, der gjaldt i det andet sygeår, og medarbejderen er endnu ikke blevet bedømt for WIA-ydelse.

Du forventes at bruge den ekstra periode til at indhente det, der blev overset. Hvis du har afhjulpet manglen tidligere, kan du bede UWV om at forkorte sanktionen. UWV kontrollerer derefter, om de oversete skridt rent faktisk er blevet taget.

Typiske årsager til en lønsanktion er:

• overskridelse af deadlines for problemanalysen eller handlingsplanen uden grund
• ikke at følge virksomhedens læges råd uden en dokumenteret forklaring
• starter nummer 2 for sent eller udfører det halvhjertet
• utilstrækkelig udforskning af tilpasset eller andet arbejde i virksomheden
• en ufuldstændig eller inkonsekvent reintegrationsfil

Du kan indgive en klage mod en lønsanktion til UWV inden for seks uger og derefter appellere til forvaltningsdomstolen. En stærk sagsbehandling er langt det bedste forsvar.

Hvornår kan man bede UWV om en ekspertudtalelse?

Både du og medarbejderen kan til enhver tid i løbet af de to år anmode UWV om en ekspertvurdering, for eksempel om hvorvidt det tilbudte arbejde er egnet, om medarbejderen er egnet til sit eget arbejde, eller om jeres reintegrationsindsats er tilstrækkelig. Vurderingen er ikke bindende, men den har vægt i retten og hjælper ofte med at bryde en fastlåst situation.

Der opkræves et gebyr for anmodningen. Hvis du og medarbejderen går til retten om løn under sygdom, skal medarbejderen i princippet vedlægge en sagkyndig udtalelse til kravet.

Kan man afskedige en medarbejder under sygdom?

I princippet nej. I de første 104 uger af sygdommen kan du ikke opsige din ansættelse på grund af sygdom (artikel 7:670 i BW), og UWV giver ikke en afskedigelsestilladelse på grund af langvarig uarbejdsdygtighed, før de to år er gået.

Der er undtagelser. Forbuddet gælder ikke, hvis medarbejderen blev syg, efter at UWV havde modtaget en anmodning om afskedigelse, eller i en gyldig prøvetid. En øjeblikkelig afskedigelse af en presserende årsag, der ikke er relateret til sygdommen, såsom tyveri, er fortsat mulig. Retten kan ophæve kontrakten af ​​en anden grund end sygdom, men kun hvis anmodningen ikke har noget at gøre med sygdommen.

En tidsbegrænset kontrakt ophører ved lov på den aftalte dato, selv under sygdom. En ansættelseskontrakt kan også ophøre ved gensidig aftale i en forligsaftale, men under sygdom indebærer dette risici for medarbejderens ydelser, og UWV ser kritisk på sådanne aftaler.

Efter 104 uger kan du anmode UWV om tilladelse til at afskedige medarbejderen på grund af langvarig uarbejdsdygtighed, forudsat at der ikke forventes reintegration inden for 26 uger, og der ikke er passende arbejde til rådighed. Du skylder derefter overgangsgodtgørelsen (transitievergoeding), men du kan bede UWV om at kompensere den under kompensationsordningen for langvarig uarbejdsdygtighed. Mere om ophør af ansættelse i vores vejledning om, hvordan du opsiger ansættelsen i Holland.

Hvad koster langvarig sygdom din virksomhed?

De primære omkostninger er den fortsatte løn i op til to år, reintegrationsaktiviteter og omkostningerne ved at erstatte medarbejderen. En lønsanktion udgør op til et års løn.

Efter de to år kan dårligt håndteret sygdom også øge dine præmier. Bidraget til forordningen om tilbagevenden til arbejdet (delvist uarbejdsdygtige) (WGA) er delvist differentieret pr. arbejdsgiver, og arbejdsgivere, der har valgt at bære denne risiko selv (eigenrisicodrager), betaler WGA-ydelsen for tidligere medarbejdere i op til ti år. Mange arbejdsgivere forsikrer risikoen for fortsat løn gennem en sygefraværsforsikring (verzuimverzekering). Tjek, hvad din police dækker, og om den kræver visse reintegrationstrin.

Hvordan opbygger man en reintegrationsfil, der holder?

Tænk fra bunden: Hvert trin skal være synligt for en UWV-vurderingsperson, der læser filen to år senere uden at kende dig eller din medarbejder. Registrer, hvad der blev gjort, hvornår, af hvem og hvorfor.

I praksis gør følgende vaner forskellen:

• Skriv aftalerne fra hver evaluering ned, og send dem til medarbejderen med en anmodning om at svare, hvis opsummeringen er forkert.
• Hvis du afviger fra virksomhedslægens anbefaling, skal du registrere årsagen med det samme, ikke bagefter.
• Når du leder efter passende arbejde internt, skal du dokumentere, hvilke stillinger du overvejede, og hvorfor de var eller ikke var passende.
• Start spor 2 på baggrund af en klar skriftlig konklusion fra virksomhedslægen og registrer startdatoen.
• Hvis medarbejderen ikke samarbejder, skal der gives en skriftlig advarsel, inden der træffes lønforanstaltninger, og der skal registreres reaktionen.

En sagsbehandler, ofte fra HR-afdelingen eller bedriftssundhedstjenesten, holder processen til tiden. Vælg en person med tilstrækkelig tid og autoritet, da en sagsbehandler, der ikke er involveret, er en almindelig årsag til huller i sagen.

Kan lønudbetalingsperioden forlænges ved aftale?

Ja. Du og medarbejderen kan i fællesskab anmode UWV om at udsætte WIA-vurderingen, for eksempel fordi medarbejderen er tæt på en fuld tilbagevenden til arbejdet. I fortsætter derefter med at udbetale løn i den aftalte forlængelsesperiode. Dette er en frivillig forlængelse (vrijwillige verlenging) og skal anmodes om i god tid, inden medarbejderen ansøger om WIA-ydelse.

En sådan forlængelse kan give mening, hvis medarbejderen gradvist vender tilbage, og en AIA-vurdering på det tidspunkt ville afbryde processen. Registrer årsagen og aftalerne om reintegration under forlængelsen i filen.

Sammenfattende

• Handlingsplanen skal udarbejdes med medarbejderen senest i uge 8, baseret på virksomhedslægens problemanalyse, og evalueres regelmæssigt.
• Du skal tage alle rimelige skridt i retning af at vende tilbage til arbejdet, først inden for din organisation og, hvis det ikke er realistisk, hos en anden arbejdsgiver.
• Medarbejderen skal samarbejde og udføre passende arbejde; hvis ikke, kan du stoppe eller suspendere lønnen efter en skriftlig advarsel.
• UWV vurderer din sag omkring uge 93 og kan pålægge en lønsanktion på op til 52 uger, hvis du ikke gjorde nok.
• Du kan ikke afskedige en medarbejder på grund af sygdom i de første to år; derefter skal du have tilladelse fra UWV.

Retsgrundlaget kan findes i bog 7 i den borgerlige lovbog på wetten.overheid.nl.

Ofte stillede spørgsmål

Law & More rådgiver arbejdsgivere og medarbejdere om sygefravær, reintegration og lønsanktioner samt om tvister herom. Er du usikker på, hvor du står? Fortæl os om din situation. Vi giver dig besked om dine muligheder inden for en arbejdsdag.

Hvordan Law & More kan hjælpe dig med dette, er forklaret på vores ansættelsesadvokat .